1.1 Právní úprava

Klíčová pravidla regulující práci na dálku jsou po Novele obsažena ve dvou ustanoveních: v dobře známém § 317 ZPr, který upravuje zejména základní aspekty týkající se zavedení práce na dálku, a nově také v ustanovení § 190a ZPr, jehož předmětem je náhrada nákladů při výkonu práce na dálku.

Naposledy uvedené ustanovení rovněž přichází s novým označením předmětného institutu: zatímco předchozí právní úprava žádné pojmenování nenabízela a pracovala pouze s vymezením „zaměstnanec, který nepracuje na pracovišti zaměstnavatele“, Novela již zavádí legislativní zkratku „práce na dálku“ jakožto širší termín zahrnující jak práci z domova (home office), tak práci z jakéhokoliv jiného vhodného místa mimo pracoviště zaměstnavatele (např. z chaty zaměstnance, jiného rekreačního objektu, bydliště rodinného příslušníka, coworkingového centra přístupného veřejnosti, teoreticky i ze zahraničí). Pro účely tohoto stanoviska jsou tato pracoviště společně označována jako „vzdálená pracoviště“, popř. jednotlivě jako „vzdálené pracoviště“.

Nové pojetí zaměstnance pracujícího na dálku má však ten praktický dopad, že jeho hlavním odlišujícím znakem oproti „standardnímu“ zaměstnanci je pouze jeho fyzická nepřítomnost na pracovišti, ostatní pravidla se na tohoto zaměstnance vztahují ve standardním rozsahu. Koncept tzv. domáckého zaměstnance sice Novela stále připouští (srov. § 317 odst. 4 ZPr a nově § 87a ZPr ve znění účinném od 1. ledna 2025), nicméně jedná se již pouze o alternativní způsob výkonu práce na dálku za předpokladu, že se zaměstnanec se zaměstnavatelem dohodne, že pro něj bude konat práci na dálku v pracovní době, kterou si za sjednaných podmínek bude zaměstnanec sám rozvrhovat.

Zavedení univerzálního pojmu „práce na dálku“ je tedy nutno chápat jako vyjádření moderního trendu, dle kterého výkon práce z jiného místa, než je pracoviště zaměstnavatele, nelze chápat úzce jen jako výkon práce z domova, ale může jít de facto o výkon práce odkudkoliv. Aplikačním úskalím tohoto východiska bude pochopitelně věnována pozornost v dalších částech tohoto stanoviska.

Přestože pojem „zaměstnanec pracující na dálku“ evokuje typicky zaměstnance pracujícího z domova, je vhodné zdůraznit, že do této kategorie patrně nelze zařadit ty typy profesí, kterým je imanentní tzv. práce v terénu – tj. např. obchodní zástupci, inspektoři, servisní zaměstnanci apod. Jako vhodné rozlišovací kritérium se zde jeví skutečnost, zda dotčenému zaměstnanci vzniká nárok na cestovní náhrady. Pokud ano, jde o pracovní cestu nebo cestu mimo pravidelné pracoviště. Pokud nikoli, půjde zpravidla o výkon práce na dálku.⁵⛘

1.2 Standardní zavedení práce na dálku

Základním předpokladem (jakéhokoli) výkonu práce na dálku je podle Novely (srov. § 317 odst. 1 ZPr) existence písemné dohody se zaměstnancem. Tento závěr lze dovodit i z ustanovení § 2 odst. 2 ZPr, které v rámci vymezení jednotlivých aspektů závislé práce předpokládá, že tato má být vykonávána „na pracovišti zaměstnavatele, popřípadě na jiném dohodnutém místě“. Možnost jednostranného nařízení výkonu práce na dálku nepřipadá v úvahu s výjimkou uvedenou níže v bodě 1.4. Otázkou Novelou výslovně neřešenou zůstává, jak postupovat v případě, kdy vzdálené pracoviště nespadá do sjednaného místa výkonu práce v pracovní smlouvě. Zda (i) je v takovém případě nutné rozšířit sjednané místo výkonu práce tak, aby do něj vzdálené pracoviště spadalo, nebo zda (ii) toto nezbytné není (a k rozšíření tedy dojde automaticky tím, že je vzdálené pracoviště sjednáno mimo původně sjednané místo výkonu práce), event. zda (iii) práce na dálku vůbec ve sjednaném místě výkonu práce konána být nemusí. Z předběžné opatrnosti se lze klonit k závěru, že nejbezpečnějším postupem je výslovně sjednat rozšíření místa výkonu práce na dobu účinnosti dohody o práci na dálku.

Co se týče standardní implementace práce na dálku, v praxi je v zásadě jednotně přijímáno, že ideálním způsobem je kombinace písemné dohody uzavřené mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem (ať již v podobě pracovní smlouvy, dodatku k pracovní smlouvě či speciální dohody) a vnitřního předpisu.⁶

Pokud jde o termín uzavření dohody o podmínkách výkonu práce na dálku, zásadně platí, že tato dohoda musí být uzavřena předtím, než bude výkon práce na dálku započat. U stávajících zaměstnanců, kteří již ze vzdáleného pracoviště pracovali před 1. říjnem 2023 (tj. před účinností Novely), aniž by předtím byla písemná dohoda uzavřena, bylo tak nutné učinit do 1. listopadu 2023.

Neformální ústní dohodu, popř. dohodu konkludentní tedy napříště nebude možné akceptovat a příslušné kontrolní orgány (inspekce práce) by takový postup mohly sankcionovat pokutou až do výše 300 000 Kč․ Lze předpokládat, že při stanovení výše pokuty bude zásadní roli hrát rozsah práce na dálku (závažnost deliktu bude zajisté vyšší u zaměstnance pracujícího na dálku v pravidelném rytmu/v rozsahu několika dní v týdnu oproti zaměstnanci, který pracuje na dálku pouze příležitostně), jakož i to, zda se jedná u zaměstnavatele o jednorázové pochybení nebo systémový postup umožňující plošně práci na dálku bez písemné dohody. Teoreticky je nicméně možné danou pokutu uložit bez ohledu na četnost výkonu práce na dálku u daného zaměstnance (tedy v krajním případě i za jednorázový home office jednoho zaměstnance bez písemné dohody).

V praxi jsou dohody o práci na dálku stále často uzavírány v klasické „papírové“ podobě. Vzhledem k tomu, že předmětem Novely byla i digitalizace pracovněprávní agendy posilující možnost elektronického uzavírání pracovněprávních dohod, je nutné alespoň ve stručnosti nastínit důsledky této skutečnosti ve vztahu k uzavírání dohod o práci na dálku. Tyto dohody (jakožto pracovněprávní ujednání, jimiž se mění obsah pracovního závazku) jsou vyňaty z § 334 ZPr upravujícího kvalifikované doručování těch nejzásadnějších pracovněprávních písemností. Současně se však u nich zpravidla, resp. přinejmenším v případech, kdy dohoda o práci na dálku modifikuje sjednané místo výkonu práce (srov. bod 2.1), uplatní § 21 ZPr ukládající zaměstnavateli v zájmu ochrany zaměstnance povinnost zasílat vyhotovení elektronicky uzavíraných dohod na elektronickou adresu zaměstnance, která není v dispozici zaměstnavatele a zaměstnanec ji pro tyto účely zaměstnavateli písemně sdělil. Nejčastěji se přitom bude jednat o tzv. soukromý (nefiremní) e-mail zaměstnance. Ve vztahu k vlastnímu uzavírání dohody o práci na dálku elektronickou cestou lze dovodit, že nejbezpečnějším způsobem bude postup, kdy bude daná dohoda za obě strany opatřena uznávaným elektronickým podpisem (tj. kvalifikovaným elektronickým podpisem nebo zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis). Lze samozřejmě předpokládat, že v praxi bude mít elektronické uzavírání dohod o výkonu práce na dálku podstatně uvolněnější charakter, kdy strany uzavřou dohodu prostřednictvím některé z podpisových aplikací vytvářejících digitální podpisy anebo prostřednictvím e-mailu s naskenovanými vlastnoručními podpisy či se skeny vlastnoručně podepsaných dohod. Zde bude třeba vyčkat, jaký postoj k takovýmto postupům zajišťujícím nízkou úroveň autentizace podepisujících osob zaujme soudní, resp. kontrolní praxe.

Při zavedení práce na dálku způsobem, který obnáší sjednání dohody a vydání vnitřního předpisu, je třeba řešit problém, jaké aspekty výkonu práce na dálku je třeba upravit smluvně a pro které postačí jednostranné zavedení formou vnitřního předpisu. Zde je třeba zdůraznit, že obsah dohody o práci na dálku není ve finální podobě Novely⁷ de facto nijak regulován – závisí tedy zejména na zaměstnavateli, u kterých aspektů výkonu práce na dálku uváží, že je vhodné je upravit. V daném ohledu je třeba současně reflektovat ustanovení § 305 ZPr, které zakazuje, aby vnitřní předpis ukládal zaměstnanci povinnosti nad rámec zákoníku práce (typicky v oblasti kontroly zaměstnance nebo BOZP), jehož porušení vede k nevymahatelnosti takto uložených povinností. Na druhou stranu je v zájmu flexibility zaměstnavatele pochopitelně žádoucí, aby příslušné otázky byly v co nejširší možné míře upraveny formou vnitřního předpisu (pracovního řádu), který je zaměstnavatel oprávněn jednostranně měnit. Ve snaze tato dvě rizika optimálně vybalancovat se praxe často uchyluje k řešení, kdy jsou pravidla obsažená ve vnitřním předpisu následně aprobována dohodou se zaměstnancem, ve které zaměstnanec vysloví s příslušným zněním vnitřního předpisu souhlas. Tato praxe je nicméně problematická, pokud jde o případné následné změny vnitřního předpisu a jejich vymahatelnost vůči zaměstnanci.

V rámci dalších možností zavádění pravidel pro výkon práce na dálku lze připustit i formu kolektivní smlouvy (a s ohledem na aktuální rozvoj práce na dálku lze⛘očekávat i vzrůstající ambice odborových organizací o ingerence v tomto směru). Z hlediska flexibility lze doporučit využití této alternativy maximálně pouze pro nastavení základních mantinelů práce na dálku a všechny relevantní aspekty řešit v rámci vnitřního předpisu, který se se zástupci zaměstnanců pouze projednává [§ 287 odst. 2 písm. g) ZPr]. Z opačné strany je nutné upozornit, že ani kolektivní smlouva nesmí zaměstnanci ukládat povinnosti nad rámec zákona (§ 4a odst. 2 ZPr).

Pokud jde o pravidla zavádění a uplatnění práce na dálku u zaměstnanců pracujících na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (dohoda o pracovní činnosti, resp. dohoda o provedení práce), uplatní se zde bez výraznějších specifik (zejména v oblasti náhrad za výkon práce na dálku) stejná pravidla jako u zaměstnanců v pracovním poměru.

1.3 Stanovení podmínek pro zavedení práce na dálku

Jak je uvedeno výše, zavedení práce na dálku je vázáno na souhlas zaměstnance, zaměstnavatel nemá obecně prostředky, jak zaměstnanci výkon práce na dálku jednostranně nařídit (vyjma specifických situací popsaných níže v bodě 1.4).

Pokud jde o ukončení závazků z dohody o práci na dálku, Novela defaultně nastavuje možnost písemné dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem (pak bude datum ukončení předmětem regulace této dohody s tím, že nemůže být sjednáno do minulosti, tj. k datu, které již uplynulo) nebo písemné výpovědi (z jakéhokoliv důvodu nebo bez uvedení důvodu) s patnáctidenní výpovědní dobou, která začíná dnem, v němž byla výpověď doručena druhé smluvní straně. Zaměstnavatel se zaměstnancem však mohou v dohodě o práci na dálku sjednat odlišnou délku výpovědní doby (která pak musí být stejná pro zaměstnavatele i zaměstnance – může být kratší i delší. Kratší výpovědní doba by nicméně měla umožnit zaměstnanci na změnu situace reagovat a nelze proto doporučit sjednávat výpovědní dobu např. v délce jednoho kalendářního dne). Rovněž zde lze sjednat, že závazek z této dohody nemůže ani jedna ze smluvních stran vypovědět. To bude praktické, popř. nutné tam, kde se od počátku počítá s výlučným distančním výkonem práce, typicky z důvodu, kdy zaměstnavatel pro zaměstnance pracovní místo na pracovišti de facto ani nemá, resp. zaměstnanec od počátku počítá s garancí home office, neboť se na pracoviště fyzicky dostavovat nemůže nebo by pro něj dané zaměstnání při potřebě dojíždění ztrácelo smysl.

Problém, zda lze po zaměstnanci následně požadovat opětovný výkon práce na pracovišti, bude následně třeba řešit, mimo jiné, v kontextu výše naznačených nastavení. Myslitelné jsou přitom i některé další modality, např. flexibilní varianta, kdy jsou se zaměstnancem bez dalšího sjednána dvě místa výkonu práce bez bližšího rozdělení pracovní doby mezi ně (což implikuje možnost zaměstnavatele požadovat výkon práce v obou těchto místech, tj. doma či na pracovišti, dle svých provozních potřeb)⁸, až po regulaci, kdy bude se zaměstnancem sjednán víceméně rozvrh míst práce pro jednotlivé dny, resp. časové úseky, čemuž pak bude odpovídat povinnost zaměstnavatele takový rozvrh respektovat a měnit pouze na základě dohody se zaměstnancem.⁹ Jinými slovy: obecná, nespecifická regulace představuje v konečném důsledku široké dispoziční oprávnění zaměstnavatele stran uplatnění práce na dálku. Naopak specifičtější a detailní regulace implikuje při využití práce na dálku pro zaměstnavatele větší omezení.

V současné době bývá práce na dálku ještě často nastavena jako benefit, tj. přípustná je přirozeně i regulace, kdy každé jednotlivé využití práce na dálku podléhá ad hoc schválení nadřízeného zaměstnance. V této souvislosti je třeba uvést, že pro práci na dálku obecně platí identický právní režim, bez ohledu na to, zda je koncipována jako benefit nebo jako potřebná alternativa práce na pracovišti. V obou případech však platí, že práce na dálku vyžaduje vyšší míru důvěry zaměstnavatele vůči zaměstnanci.

V návaznosti na fakt, že výkon práce na dálku je třeba vnímat jako pracovní podmínku, je rovněž vhodné při jeho využití upozornit na aplikaci principu rovného zacházení ve smyslu § 16 ZPr. Pokud tedy bude zaměstnavatel při nastavení podmínek využití práce na dálku mezi jednotlivými skupinami zaměstnanců jakkoli rozlišovat (např. nebude dovolovat home office při špatném pracovním hodnocení), musí být připraven takovouto diferenciaci řádně zdůvodnit (viz část pátá tohoto stanoviska) s tím, že kritéria této diferenciace v žádném případě nesmí být diskriminační.

Při sjednávání práce na dálku je nicméně myslitelná i řada dalších modalit, jako je např. sjednání zkušební doby pro výkon práce na dálku, sjednání práce na dálku na dobu určitou atd. Vyčerpávající výčet takových speciálních způsobů nastavení práce na dálku jde pochopitelně daleko nad rámec tohoto stanoviska.

1.4 Nařízení práce na dálku

V návaznosti na krizový vývoj z doby covidové pandemie Novela rovněž upravuje výjimku z povinnosti realizovat výkon práce na dálku pouze na základě písemné dohody a umožňuje zaměstnavateli v určitých specifických situacích výkon práce na dálku jednostranně nařídit. Předpoklady takového nařízení jsou, že bude učiněno (i) písemnou formou, (ii) na nezbytně dlouhou dobu, (iii) v situaci, kdy to povaha vykonávané práce umožňuje, (iv) zaměstnanec disponuje způsobilým místem výkonu práce na dálku¹⁰ a především (v) stanoví-li tak opatření orgánu veřejné moci podle jiného zákona (např. podle krizového zákona¹¹ v době havárie nebo živelní pohromy velkého rozsahu, nebo⛘podle zákona o ochraně veřejného zdraví¹² v době rozsáhlé epidemie/pandemie).

2.1 Vzdálené pracoviště a místo výkonu práce

Vzhledem k tomu, že ujednání zaměstnance a zaměstnavatele o možnosti výkonu práce na dálku je ve své podstatě smluvní modifikace místa, kde bude práce zaměstnance vykonávána, je nutné v této souvislosti řešit řadu aspektů, které zákoník práce s tímto spojuje.

Prvotní otázkou v této oblasti bude vyhodnocení, zda je či není nutné s ohledem na sjednání výkonu práce na dálku smluvně upravit sjednané místo výkonu práce, jakožto jednu z podstatných náležitostí pracovní smlouvy. Jak bylo již zmíněno v bodě 1.2 výše, odpověď na tuto otázku není jednoznačná a ani Novela tuto oblast konkrétně neřeší. Z praktického pohledu se nabízejí dvě varianty, jak nahlížet na vzdálené pracoviště ve vztahu ke sjednanému místu výkonu práce dle pracovní smlouvy.

Konzervativní přístup předpokládá, že by vzdálené pracoviště mělo být vždy součástí sjednaného místa výkonu práce. V tomto případě pak bude záležet na tom, jak široce bylo původní místo výkonu práce sjednáno. Pokud má být plánované vzdálené pracoviště mimo původně sjednané místo výkonu práce, mělo by být sjednané místo výkonu práce náležitě upraveno (přičemž vedle bezpečnější možnosti upravit místo výkonu práce výslovně se lze setkat i s výkladem, dle nějž dojde k této úpravě automaticky tím, že je vzdálené pracoviště sjednáno mimo původní místo výkonu práce). V tomto směru se nabízí za účelem výkonu práce na dálku místo výkonu práce rozšířit, což zvýší i případnou flexibilitu při výběru konkrétního vzdáleného pracoviště zaměstnance. Případně je možné zvolit i variantu, kdy je sjednáno míst výkonu práce více, např. na různé pracovní dny. Toto nastavení bude praktické zejména v případě, kdy je práce na dálku využívána pravidelně, např. každý pátek. V praxi pak často dochází i ke sjednání alternativního místa výkonu práce obecně „pro případ výkonu práce na dálku“ s tím, že není předem pevně určeno, kdy k výkonu práce na dálku bude docházet. To je pak řešeno ad hoc, typicky na základě ústní či e-mailové dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Takovéto nastavení by se z pohledu formálního požadavku na písemné sjednání místa výkonu práce mohlo zdát jako problematické, ale v zájmu potřebné flexibility v oblasti výkonu práce na dálku lze uzavřít, že takové nastavení je možné. V tomto směru by nebylo od věci, aby případná budoucí právní úprava takovouto možnost výslovně připustila.

S ohledem na výše uvedenou možnost širšího sjednání místa výkonu práce je vhodné dojednat též pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad. Pokud by k tomu nedošlo, v souladu s ustanovením § 34a ZPr by se za pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad automaticky bralo místo, ve kterém nejčastěji začínají cesty zaměstnance za účelem výkonu práce.¹³

Pokud by plánované vzdálené pracoviště bylo již v rámci dříve sjednaného místa výkonu práce (např. v rozsahu jedné obce), není nutné místo výkonu práce v tomto směru dále upravovat. Neznamená to však, že by takováto situace opravňovala zaměstnavatele výkon práce z domova nařídit – k tomu viz část první tohoto stanoviska.

Alternativní přístup, který je diskutován v rámci odborné veřejnosti, pak chápe vzdálené pracoviště jako specifické místo, z nějž je práce na dálku konána, tedy nikoli nutně v rámci sjednaného místa výkonu práce dle pracovní smlouvy (aniž by tím vznikal nárok na cestovní náhrady – viz část sedmá tohoto stanoviska). V tomto případě by pak uzavřením dohody o výkonu práce na dálku a souvisejícím určením vzdáleného pracoviště nedocházelo k úpravě pracovní smlouvy (modifikaci sjednaného místa výkonu práce). Původní vymezení místa výkonu práce by pak v tomto případě nebylo nutné jakkoli řešit, stejně jako by odpadly úvahy o vymezení pravidelného pracoviště. Ačkoliv se tento přístup jeví jako více flexibilní, z opatrnosti lze doporučit zůstat u výše popsaného konzervativnějšího přístupu, alespoň do té doby, než tuto otázku vyjasní rozhodovací praxe soudů či budoucí právní úprava.

Právní úprava nijak nelimituje, jaká konkrétní místa mohou být pro výkon práce na dálku využita. Zaměstnavatel může např. ve vnitřním předpisu omezit okruh míst, ze kterých mohou zaměstnanci práci na dálku vykonávat. Následně bude na smluvních stranách, aby si tato místa (konkrétně či druhově) řádně definovaly. Typicky se bude jednat o bydliště zaměstnance, ale může se jednat i o bydliště jeho rodinných příslušníků nebo další místa (např. rekreační objekty). Při tomto nastavení by měl zaměstnavatel dbát, aby při výběru konkrétního vzdáleného pracoviště byly zajištěny např. podmínky BOZP a ochrana důvěrných informací. Pro některé práce nebude vhodné místo přístupné veřejnosti apod. (viz část devátou tohoto stanoviska).

V každém případě lze doporučit, aby zaměstnavatel měl vždy přehled o konkrétním vzdáleném pracovišti. Tento princip je zásadní zejména s ohledem na povinnost zaměstnavatele zajišťovat BOZP ve vztahu ke vzdálenému pracovišti (viz část čtvrtá tohoto stanoviska).

Pokud zaměstnanec poruší omezení ohledně konkrétního vzdáleného pracoviště popsaná v této části stanoviska a bude práci vykonávat v místě, které nebylo ze strany zaměstnavatele schváleno, bude se jednat o porušení povinností ze strany zaměstnance. To může být předmětem klasického disciplinárního řízení se zaměstnancem, popř. důvodem pro ukončení dohody o výkonu práce na dálku ze strany zaměstnavatele (pokud možnost výpovědi dohody nebyla vyloučena). Současně bude v takovém případě dán nárok zaměstnavatele na náhradu škody, která by v souvislosti s daným porušením povinnosti zaměstnavateli vznikla, a rovněž může být toto porušení důvodem pro částečné či úplné zproštění se odpovědnosti zaměstnavatele za případný pracovní úraz, který by se na takovém neschváleném místě stal.

2.2 Výkon práce na dálku ze zahraničí

Jak bylo uvedeno výše, právní úprava nijak nelimituje, kde konkrétně může být vzdálené pracoviště umístěno a v této souvislosti tedy ani není vyloučeno, aby docházelo k výkonu práce na dálku ze zahraničí. V tomto případě⛘je ale nutné zvážit celou řadu dopadů a rizik, které takové nastavení má.

Zásadní jsou pak zejména dopady v oblasti daní a odvodů na zdravotní a sociální pojištění, kdy při určitém rozsahu výkonu práce na dálku ze zahraničí nelze vyloučit vznik povinnosti hradit daně a odvody ve státě, kde je práce takto vykonávána, přenesení daňové rezidentury samotného zaměstnance, vznik stálé daňové provozovny zaměstnavatele, případně i specifika v rámci vedení mzdové evidence pro daňové účely. V případě výkonu práce na dálku ze zahraničí je proto zapotřebí provést příslušnou analýzu pro konkrétní stát, kde je práce na dálku vykonávaná a ověřit nutnost registrace u dotčených institucí daného státu. Pravidla pro tuto oblast jsou totiž v jednotlivých zemích rozdílná, a to např. s ohledem na to, zda je s danou zemí uzavřena smlouva o zamezení dvojího zdanění či zda je s ní koordinován systém sociálního zabezpečení (a v jakém rozsahu).

I v případě výkonu práce na dálku ze zahraničí bude v obecné rovině platit povinnost zaměstnavatele zajišťovat BOZP (k tomu blíže část čtvrtá tohoto stanoviska). Vzdálené pracoviště v zahraničí pak může být pro zaměstnavatele problematické, a to zejména pokud by mělo docházet k výkonu práce na dálku v zemích se zvýšenými bezpečnostními či zdravotními riziky. V tomto směru lze doporučit omezit rozsah zemí a oblastí, kde smí být práce na dálku vykonávána, a to např. ve smyslu aktuálních varování a doporučení uveřejněných na webových stránkách Ministerstva zahraničních věcí.¹⁴

Při výkonu práce na dálku ze zahraničí je rovněž vhodné brát v úvahu i další potenciální problematické záležitosti, jako je typicky zajištění bezpečného internetového připojení, řešení vzniku pracovních úrazů či dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance. K tomu mnohdy přistupuje nutnost posouzení, zda v důsledku výkonu práce ze zahraničí nevznikají zaměstnanci či zaměstnavateli určité povinnosti vůči místním úřadům, resp. zda lze danou činnost vykonávat bez specifických povolení ve smyslu imigračních předpisů, podnikatelských oprávnění apod. V rámci praktických aspektů, které je nutné v této souvislosti řešit, je třeba zmínit i možný časový posun či vhodnost zajištění komerčního zdravotního pojištění (v situaci, kdy zaměstnanec zůstává účastníkem českého veřejného zdravotního pojištění).

V souvislosti s výkonem práce mimo území České republiky může rovněž dojít k tomu, že se na pracovněprávní vztah začne (kromě českého práva) uplatňovat i právo země, ve které je vzdálené pracoviště umístěno. Relevantní pravidla v oblasti mezinárodního práva soukromého (a navazující judikatura) totiž často umožňují, aby se zaměstnanec (navzdory zvolenému českému právu) mohl dovolávat i ochrany, kterou mu poskytuje právní řád místa tzv. obvyklého výkonu práce. Což za jistých okolností může být právě právní řád země, ve které se nachází zahraniční vzdálené pracoviště. Vzniklá dvoukolejnost právních řádů představuje pochopitelně nežádoucí stav, jehož negativní důsledky (nepřehlednost a nejistota, jaká pravidla se mají v konkrétní situaci na daný pracovněprávní vztah aplikovat) lze eliminovat pouze částečně.

S ohledem na výše uvedené dopady a rizika je relativně častou praxí, že v souvislosti s výkonem práce na dálku dochází ke sjednání či stanovení omezení v podobě zákazu výkonu práce na dálku ze zahraničí. Tento postup je samozřejmě možný a v takovém případě by i požadavek zaměstnance na výkon práce na dálku ze zahraničí byl oprávněným důvodem pro zamítnutí žádosti zaměstnance o výkon práce na dálku, a to i v případě, že se bude jednat o těhotnou zaměstnankyni či zaměstnance/zaměstnankyni vykonávající péči ve smyslu § 241a ZPr. Takový postup nemůže být posuzován jako porušení zásady rovného zacházení se zaměstnanci či diskriminace zaměstnanců.

Na druhou stranu v praxi často dochází k situaci, kdy sice zaměstnavatel formálně výkon práce na dálku ze zahraničí neumožňuje, ale zaměstnanci práci na dálku ze zahraničí přesto vykonávají, a to zcela zjevně s vědomím zaměstnavatele. Takovou praxi nelze považovat za šťastnou, jelikož ve svém důsledku nijak nezbavuje zaměstnavatele povinností a případné odpovědnosti související s výkonem práce na dálku ze zahraničí.

Zaměstnavatel by tedy měl buď zákaz výkonu práce na dálku ze zahraničí jasně deklarovat a pak i reálně vymáhat, nebo naopak výkon práce na dálku ze zahraničí otevřeně umožnit a pro tento případ stanovit jasná pravidla a omezení (typicky pak např. maximální dobu, po kterou bude výkon práce na dálku ze zahraničí umožněn). Výkon práce tzv. odkudkoliv („work from anywhere“), tedy i ze zahraničí, je ovšem jednoznačným trendem i ve světě a zaměstnavatelé by měli být připraveni na tento trend reagovat.

Dle § 2 odst. 2 ZPr musí být závislá práce vykonávána v pracovní době na pracovišti zaměstnavatele, popř. na jiném dohodnutém místě. Pracovní dobou je pak podle definice obsažené v § 78 odst. 1 písm. a) ZPr „doba, v níž je zaměstnanec povinen vykonávat pro zaměstnavatele práci, a doba, v níž je zaměstnanec na pracovišti připraven k výkonu práce podle pokynů zaměstnavatele“. Obecně platí, že pracovní dobu rozvrhuje zaměstnavatel (§ 81 odst. 1 ZPr). Před účinností Novely existovalo jediné ustanovení zákoníku práce, které se věnovalo práci mimo pracoviště zaměstnavatele a toto oprávnění přenášelo na zaměstnance, neboť stanovilo, že „podle dohodnutých podmínek pro něj vykonává sjednanou práci v pracovní době, kterou si sám rozvrhuje“ (srov. znění ustanovení § 317 před účinností Novely). Dle Novely je tato možnost již jen jedním ze způsobů rozvrhování pracovní doby při práci na dálku.

3.1 Režimy práce na dálku dle rozvrhu pracovní doby

Výše uvedené tedy znamená, že zaměstnancům pracujícím mimo pracoviště zaměstnavatele bude primárně rozvrhovat pracovní dobu zaměstnavatel, nebude-li sjednáno, že tak bude činit zaměstnanec.

V ramci nastavení pravidel práce na dálku je třeba s ohledem na okolnosti zvážit, zda (i) si zaměstnanec bude na základě sjednaných podmínek rozvrhovat pracovní dobu sám („práce na dálku dle rozvrhu zaměstnance“), anebo zda (ii) bude pracovní dobu zaměstnanci rozvrhovat zaměstnavatel („řízená práce na dálku“). Je zajisté možná i kombinace obou těchto režimů, kdy zaměstnanec má v některých dnech směny⛘rozvržené zaměstnavatelem a v jiných dnech si zaměstnanec rozvrhuje pracovní dobu sám v souladu s dohodou uzavřenou se zaměstnavatelem (tzv. „hybridní režim“).

3.1.1 Práce na dálku dle rozvrhu zaměstnance („samorozvrhování pracovní doby“)

Možnost sjednat si se zaměstnancem, že si bude rozvrhovat pracovní dobu sám, není u práce na dálku (dříve u tzv. domáckých zaměstnanců) žádnou novinkou. Nově bude tento režim rozvržení pracovní doby výslovně umožněn i pro zaměstnance vykonávající práci na pracovišti zaměstnavatele, a to od 1. ledna 2025. Vhodnost tohoto způsobu nastavení rozvržení pracovní doby primárně zváží zaměstnavatel. Musí si posoudit, zda činnosti/druhy prací a priori nevyžadují ze strany zaměstnance interakci s ostatními zaměstnanci či klienty a zákazníky zaměstnavatele v předem stanovenou dobu (např. operátor v call centru) a z povahy věci tedy nevylučují, aby si zaměstnanec rozvrhoval pracovní dobu sám. Tento režim vyžaduje též velkou sebekázeň a spolehlivost ze strany zaměstnance. Do 31. prosince 2024 platí výslovná možnost sjednat si, že si zaměstnanec bude rozvrhovat pracovní dobu sám při práci na dálku v režimu § 317 odst. 4 ZPr ve znění Novely. Od 1. ledna 2025 se zavádí možnost sjednat si rozvržení pracovní doby zaměstnancem bez ohledu na místo výkonu práce, tedy i na pracovišti zaměstnavatele v režimu nového ustanovení § 87a ZPr ve znění tzv. letní novely zákoníku práce (dále jen „Letní novela“).¹⁵ Ustanovení § 317 odst. 4 ve znění Novely by tak mělo být účinné od 1. října 2023 do 31. prosince 2024. Přechodná ustanovení Letní novely¹⁶ dovolují, aby se stávající režim § 317 odst. 4 ZPr aplikoval na dohody o rozvrhování pracovní doby zaměstnancem při práci na dálku podle citovaného ustanovení až do 31. prosince 2025.

Zavedení rozvrhování pracovní doby zaměstnancem vyžaduje nově písemnou dohodu.¹⁷ Ustanovení nového § 87a ZPr, obdobně jako stávající § 317 odst. 4 ZPr, nestanoví výčet podstatných náležitostí této dohody. Právní úprava nepočítá ani s povinností zaměstnance seznámit zaměstnavatele s rozvržením pracovní doby z jeho strany (obdobně jako je tomu např. v případě sdíleného pracovního místa ve smyslu § 317a odst. 3 ZPr). Lze doporučit si takovou povinnost v dohodě sjednat, zvláště pokud je vyrovnávací období pro naplnění průměrné týdenní pracovní doby v daném případě delší než 1 kalendářní měsíc, a to s ohledem na možné výkyvy v odpracované pracovní době v jednotlivých měsících a jejich dopady do mzdové agendy.

Závazek z dohody o rozvržení pracovní doby zaměstnancem bude moci být vypovězen z jakéhokoliv důvodu nebo bez uvedení důvodu s patnáctidenní výpovědní dobou (jinou délku lze sjednat, avšak musí být stejná pro obě strany). Výpovědní doba začíná běžet dnem, v němž byla výpověď doručena druhé smluvní straně.

Zvláštní režim rozvrhování pracovní doby zaměstnancem (odchylná úprava práv a povinností oproti situaci, kdy pracovní dobu rozvrhuje zaměstnavatel) vyplývá primárně z § 87a odst. 2 ZPr (do 31. prosince 2024 obsahuje obdobnou úpravu § 317 odst. 4 ZPr). Bude-li se zaměstnancem sjednáno, že si bude rozvrhovat pracovní dobu sám, budou se aplikovat, případně neaplikovat níže uvedená ustanovení pracovněprávních předpisů.

Bude-li si zaměstnanec podle dohody se zaměstnavatelem rozvrhovat pracovní dobu sám, neuplatní se ustanovení o rozvržení pracovní doby, s výjimkou ustanovení § 81 odst. 3 a § 83 ZPr. Tj. (i) zaměstnanec bude mít povinnost být na začátku směny na svém pracovišti a odcházet z něho až po skončení směny (v případě práce na dálku by se to mělo vnímat spíše jako povinnost konat od začátku do konce směny práci, s výjimkou doby přestávek v práci, překážek v práci a dovolené), a (ii) uplatní se pravidlo, že délka směny nesmí přesáhnout 12 hodin (délka směny naplánované zaměstnancem bez práce přesčas). S ohledem na nadpis hlavy II části čtvrté zákoníku práce znějící „Rozvržení pracovní doby“ se tak na rozvržení pracovní doby zaměstnancem nepoužijí ustanovení § 81 až 87 ZPr. Obdobně to platí i pro ujednání podle § 317 odst. 4 ZPr při rozvrhování pracovní doby zaměstnancem při práci na dálku, kde se však neuplatnilo s ohledem na místo výkonu práce ustanovení § 81 odst. 3 ZPr.

Nicméně i mnoho dalších ustanovení části čtvrté hovoří o povinnosti zaměstnavatele určitým způsobem rozvrhnout pracovní dobu. Jedná se především o ustanovení o přestávkách v práci, minimálním nepřetržitém denním odpočinku a nepřetržitém odpočinku v týdnu, jakož i ustanovení o noční práci, která jsou primárně určena k ochraně zaměstnance. Zaměstnanec je povinen rozvrhnout si pracovní dobu tak, aby doby odpočinku byly dodrženy.¹⁸ Zaměstnavatel by však měl o této povinnosti zaměstnance poučit (ostatně musí splnit svou informační povinnost podle § 37 ZPr). Lze doporučit výslovně si sjednat se zaměstnancem povinnost dodržovat výše uvedené povinné doby odpočinku.

Průměrná týdenní pracovní doba zaměstnance v pracovním poměru musí být naplněna ve vyrovnávacím období určeném zaměstnavatelem [§ 78 odst. 1 písm. m) ZPr], tj. nejdéle v období 26 týdnů (případně až 52 týdnů, stanoví-li tak kolektivní smlouva). Toto maximální vyrovnávací období se neuplatní u dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, u těch se použije „zvláštní (vyrovnávací) období stanovené v § 75 odst. 1 a § 76 odst. 3 zákoníku práce“, jak vyplývá z důvodové zprávy.

Nedohodne-li se zaměstnanec se zaměstnavatelem jinak, uplatní se pro účely (i) překážek v práci (a to na straně zaměstnavatele i na straně zaměstnance, s výjimkou jiných důležitých osobních překážek v práci na straně zaměstnance), (ii) čerpání dovolené, (iii) pracovní cesty, (iv) poskytování plnění podle § 115 odst. 3 a § 135 odst. 1 ZPr (tedy plnění za tzv. placený svátek) a (v) v dalších případech určených zaměstnavatelem⛘stanovené rozvržení pracovní doby do směn, které je zaměstnavatel povinen předem určit (tzv. „záložní rozvrh pracovní doby“, někdy též označovaný jako fiktivní či subsidiární).

Důvodová zpráva předpokládá, že si v dohodě o rozvržení pracovní doby zaměstnancem strany mohou zakázat rozvrhnutí směny zaměstnancem na svátek. Na druhou stranu, nebude-li takový zákaz sjednán, bude si moci zaměstnanec rozvrhnout pracovní dobu i na svátek mimo záložní rozvržení pracovní doby. Tyto situace představují dva extrémy. Jako rozumný přístup se jeví umožnit rozvržení směny na svátky, které spadají do záložního rozvrhu pracovní doby, případně jen na určitý počet svátků v roce. Pokud bude zaměstnanec ve svátek pracovat, přísluší mu plnění podle § 115 odst. 1 a 2 ZPr, resp. § 135 odst. 2 a 3 ZPr. Strany se též mohou dohodnout, že záložní rozvrh pracovní doby se nebude vůbec aplikovat.

Při jiných důležitých osobních překážkách v práci (např. návštěva lékaře, doprovod člena rodiny k lékaři, narození dítěte) nepřísluší zaměstnanci náhrada mzdy/platu, není-li dohodnuto nebo právním předpisem nebo vnitřním předpisem stanoveno jinak (např. v případě svatby, úmrtí osoby blízké či přestěhování).

S ohledem na skutečnost, že pracovní podmínky zaměstnanců v režimu § 317 odst. 4 ZPr, případně § 87a ZPr ve znění Letní novely, vykazují určitá specifika, která je znevýhodňují oproti zaměstnancům při řízené práci na dálku,¹⁹ je třeba k jejich aplikaci přistupovat citlivě vždy s ohledem na základní principy pracovního práva, zejména zvláštní zákonnou ochranu zaměstnance jako slabší strany.

Lze uzavřít, že nelze bez dalšího nastavit pravidla pro rozvrhování pracovní doby zaměstnancem tak, aby fakticky znemožnila nebo podstatně omezila právo zaměstnance si samostatně rozvrhnout pracovní dobu, když danému zaměstnanci nepřísluší právo na některé placené překážky v práci. Při nastavení popsaném v předchozí větě reálně existuje riziko neplatnosti sjednání podmínek pro rozvržení pracovní doby zaměstnancem v rámci režimu práce na dálku dle rozvrhu zaměstnance a s tím související povinnost poskytnout zaměstnanci práva vyloučená zákoníkem práce či dohodou stran, stejně jako riziko uložení pokuty ze strany inspekce práce (např. za neposkytnutí náhrady mzdy při překážce v práci).

Je jistě legitimní požadavek zaměstnavatele, a to s ohledem na BOZP a úsporu nákladů na straně zaměstnavatele, aby si zaměstnanec nesměl rozvrhnout práci na víkend, ve svátek a na dobu od 22:00 do 6:00 hodin a dodržoval minimální denní odpočinek a odpočinek v týdnu (především kvůli speciálním povinnostem zaměstnavatele v oblasti BOZP vůči zaměstnancům pracujícím v noci, ale také kvůli příplatkům za práci konanou v těchto časových úsecích). Poruší-li zaměstnanec sjednaná omezení pro rozvržení pracovní doby, nevznikne mu právo na příslušné kompenzace za práci ve svátek, v sobotu a v neděli ani za noční práci. Je otázkou, zda v rámci ujednání mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, či dokonce jen jednostranně pokynem zaměstnavatele, lze omezit právo zaměstnance rozvrhnout si pracovní dobu, aby se ještě na zaměstnance vztahoval režim § 317 odst. 4 ZPr či nového § 87a ZPr. Takovéto omezení má být obsaženo v dohodě se zaměstnancem nebo v kolektivní smlouvě, nemůže tak být stanoveno jednostranně, protože zákon hovoří o písemné dohodě uzavřené mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, „podle níž si zaměstnanec za sjednaných podmínek bude sám rozvrhovat pracovní dobu do směn“ (§ 87a ZPr). To však neplatí pro omezení vyplývající z BOZP (např. noční práce či povinné odpočinky), která lze stanovit i jednostranně (např. pokynem či vnitřním předpisem).

Úprava umožňující rozvržení pracovní doby zaměstnancem výslovně neřeší, zda si zaměstnanec v tomto režimu může sám rozvrhnout práci přesčas (o tom blíže v bodě 3.3).

3.1.2 Režim řízené práce na dálku

V případě zaměstnanců pracujících v režimu řízené práce na dálku platí ohledně rozvržení pracovní doby, překážek v práci a odměňování stejná pravidla jako pro zaměstnance, jež vykonávají práci na pracovišti zaměstnavatele. Tj. zaměstnavatel má povinnost pracovní dobu rozvrhnout dle zákoníku práce a zaměstnanec je povinen v rozvržené pracovní době práci osobně vykonat. Není-li v dohodě o práci na dálku sjednáno, kdo rozvrhuje pracovní dobu, uplatní se § 81 odst. 1 ZPr, tj. pracovní dobu rozvrhuje zaměstnavatel. Podle okolností se může jednat i o pružnou pracovní dobu (§ 85 ZPr), která je zejména u administrativních profesí relativně častá a může se bez dalšího aplikovat i v režimu řízené práce na dálku.

3.2 Evidence pracovní doby

Je nesporné, že povinnost evidovat pracovní dobu dopadá na všechny režimy práce na dálku. Zaměstnavatel musí evidenci pracovní doby zajistit vždy. Tato povinnost je nepřenositelná.²⁰ Může však požadovat součinnost se strany zaměstnance, bez které ve většině případů ani není možné odpracovanou dobu zaevidovat, a zaměstnanec je takovému požadavku povinen vyhovět.²¹ Zaměstnanec by měl pracovní dobu vykazovat podle skutečně odpracované doby. Pokud by skutečně odpracovaná doba byla kratší než zaměstnancem vykázaná pracovní doba, bylo by možné považovat takové jednání za útok na majetek zaměstnavatele s odpovídajícími následky, včetně případného rozvázání pracovního poměru.

Zajištění evidence pracovní doby bude nejčastěji probíhat tak, že zaměstnanec bude zaznamenávat pracovní dobu sám v předem určeném programu, platformě či excelovské tabulce, kterou pak bude nadřízený zaměstnanec⛘kontrolovat. Oprávněný bude i případný požadavek vedoucích zaměstnanců, aby se zaměstnanec na začátku pracovní doby ohlásil emailem, zalogováním do systému či jiným obdobným způsobem.

3.3 Práce přesčas

Novela ani Letní novela nepřinesly žádné změny v definici práce přesčas a podmínek, za kterých může být nařízena/konána, došlo však k vypuštění sporného znění § 317 písm. c) ZPr ve znění před účinností Novely. Kompenzace za práci přesčas tak bude příslušet zaměstnancům za shodných podmínek ve všech režimech práce na dálku. Každému zaměstnanci vykonávajícímu práci na dálku za ni přísluší dosažená mzda a příplatek za práci přesčas nebo náhradní volno, nebyla-li mzda sjednána již s přihlédnutím k práci přesčas a přesčasová práce byla konána v dohodnutém limitu, resp. plat nebo náhradní volno za práci přesčas v rozsahu stanoveném v § 127 ZPr.

Nebude sporu, že práce přesčas může být konána za podmínek stanovených zákoníkem práce v režimu řízené práce na dálku. U práce na dálku dle rozvrhu zaměstnance už není situace tak jednoznačná. I v tomto režimu lze vykonávat práci přesčas. Argumenty pro opačný názor lze nalézt v samotné zákonné definici práce přesčas – „práce konaná zaměstnancem na příkaz zaměstnavatele nebo s jeho souhlasem nad stanovenou týdenní pracovní dobu vyplývající z předem stanoveného rozvržení pracovní doby a konaná mimo rámec rozvrhu pracovních směn.“ Zde může zaznít argument, že zaměstnanec v rámci práce na dálku dle svého rozvrhu pracovní doby nemá předem stanovené rozvržení pracovní doby. Nicméně v takovém případě bude na zaměstnanci, kterou práci označí za práci v rámci rozvržené stanovené týdenní pracovní doby a kterou práci za práci přesčas, tj. práci nad rámec stanovené týdenní pracovní doby.

Je-li zaměstnanci přidělována práce v rozsahu převyšujícím stanovenou týdenní pracovní dobu a tuto práci zaměstnanec skutečně vykonal, jedná se o práci přesčas. Tuto práci je třeba vykazovat v evidenci pracovní doby. Je sporné, zda zaměstnavatel může zaměstnanci v takovém režimu nařídit práci přesčas na určitou dobu, což jde proti zaměstnancovu oprávnění rozvrhovat si pracovní dobu sám. Zde přichází v úvahu pokyn zaměstnavatele k vykonání určité práce do stanoveného termínu. Byť příliš časté užívání takového pokynu, které by zaměstnanci de facto znemožňovalo rozvrhnout si sám pracovní dobu, by mohlo být považováno za zneužití práva a nepožívalo by právní ochrany.

V případě hybridního režimu má být sjednáno, v jakém rozsahu pracovní doby a ve které dny si zaměstnanec rozvrhuje pracovní dobu sám a kdy ji rozvrhuje zaměstnavatel. Práce vykonaná nad rámec rozvržených směn ze strany zaměstnavatele v určené dny by měla být posouzena jako práce přesčas, která je odměňována v souladu s § 114 ZPr, případně § 127 ZPr. Práce konaná nad rámec té části pracovní doby, kterou si zaměstnanec rozvrhuje sám, je také prací přesčas a zaměstnanci za ni dle Novely přísluší kompenzace, jak bylo uvedeno výše.

3.4 Pracovní pohotovost

Pracovní pohotovost zaměstnanců v režimu řízené práce na dálku může být držena v zásadě bez problémů. Bydliště zaměstnance lze pro účely držení pracovní pohotovosti považovat za jiné dohodnuté místo se zaměstnancem, které je odlišné od pracovišť zaměstnavatele.

Naopak u zaměstnanců pracujících v rámci práce na dálku dle rozvrhu zaměstnance je sjednání pracovní pohotovosti problematické, neboť se tím bude omezovat doba pro rozvržení pracovní doby ze strany zaměstnance.

4.1 Bezpečnost a ochrana zdraví při práci

V oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci neobsahuje zákoník práce ani zvláštní právní předpisy specifickou úpravu pro práci z domova či obecně mimo pracoviště zaměstnavatele. Proto se při práci na dálku při striktním výkladu zákoníku práce použije obecná úprava bezpečnosti a ochrany zdraví při práci v plném rozsahu. Zaměstnavatel tak má vůči zaměstnancům pracujícím na dálku tytéž povinnosti, které má vůči zaměstnancům pracujícím na jeho pracovištích, včetně hrazení nákladů na zajištění BOZP. Četnost výkonu práce na dálku zde nehraje roli.

Takto široké penzum povinností je v praxi obtížně splnitelné. Nicméně daná situace by byla spolehlivě řešitelná jen změnou právní úpravy, která by omezila povinnosti zaměstnavatele na úseku BOZP při práci na dálku především na povinnost proškolení zaměstnance v oblasti BOZP a odebrala by tak zaměstnavateli povinnosti ve vztahu ke kontrole a údržbě vzdáleného pracoviště.

Zaměstnavatel, který zamýšlí postupovat striktně podle aktuální právní úpravy, by měl zohlednit zejména následující: oblast BOZP je možné s určitou mírou zjednodušení rozdělit na povinnosti zaměstnavatele ve vztahu k vykonávané práci a povinnosti ve vztahu k pracovišti, na němž je práce vykonávána (včetně vzdáleného pracoviště). Povinnosti ve vztahu k vykonávané práci zahrnují zpravidla proškolení zaměstnance a informování o rizicích spojených s výkonem práce, včetně proškolení z oblasti základů první pomoci a požární ochrany. Tyto povinnosti jsou splnitelné i ve vztahu k zaměstnancům pracujícím na dálku. Zaměstnavatel by je proto měl prokazatelně splnit totožným způsobem, jakým postupuje vůči zaměstnancům pracujícím na jeho pracovištích, nicméně s přihlédnutím ke specifikům práce na dálku. Konkrétně školení BOZP při práci na dálku by tak mělo adresovat též specifika osamocené práce na dálku, rizika práce na dálku, důležitost dodržování preventivních opatření a přijatých opatření zaměstnavatele ke snížení rizik, nastavení základních vztahů mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, a konečně zdůraznění zákonné povinnosti zaměstnance podílet se na vytváření bezpečného a zdraví neohrožujícího pracovního prostředí.²²

Mimo jiné i proto je vhodné, aby v ujednání o práci na dálku byla oblast BOZP včetně způsobu šetření⛘pracovních úrazů řešena a aby v něm byla obsažena též povinnost zaměstnance dostavit se v případě potřeby na pokyn zaměstnavatele na jeho pracoviště. Rovněž je vhodné, aby vnitřní předpis upravující společné aspekty práce na dálku popsal základní obsah školení BOZP (viz výše) a základní parametry BOZP při práci na dálku (např. povinnost dodržovat předepsané bezpečnostní přestávky při práci se zobrazovacími zařízeními, typicky tedy s monitorem počítače nebo notebookem).

Pokud jde o povinnosti ve vztahu ke vzdálenému pracovišti, za jediné zcela bezpečné řešení lze považovat postup, kdy zaměstnavatel provádí pravidelnou kontrolu vzdáleného pracoviště z hlediska BOZP, a to jak před započetím výkonu práce na dálku, tak následně periodicky. Přípustné je též to, že tuto kontrolu (s ohledem na ústavně zaručenou ochranu obydlí) neprovede přímo zaměstnavatel, ale pro zaměstnavatele třetí osoba, na které se zaměstnavatel a zaměstnanec shodnou (např. externí bezpečnostní technik).²³ S ohledem na nepraktičnost fyzických kontrol je možné akceptovat též řešení, kdy zaměstnanec vzdálené pracoviště vyfotí, případně natočí na video, a tuto foto/videodokumentaci předloží zaměstnavateli. Zaměstnavatel poté posoudí „na dálku“ možná rizika a na základě dialogu se zaměstnancem uloží zaměstnanci přijetí opatření k jejich zmírnění či odstranění, případně se na zmírnění či odstranění rizik sám podílí. Náklady takového odstranění však jsou náklady na zajištění BOZP a nese je tedy zaměstnavatel. Pokud zaměstnanec odstraňuje rizika sám, doloží zaměstnavateli, že tak učinil. Toto bude ostatně nezbytné i vzhledem k tomu, že náklady na odstranění rizik nese zaměstnavatel, a pro jejich refundaci bude potřebovat od zaměstnance doložení, že k odstranění rizik došlo. Pokud zaměstnanec odstranění rizik odmítne, má zaměstnavatel legitimní důvod výkon práce na dálku nepovolit (a to ani osobám uvedeným v § 241a ZPr), resp. jeho pokračování zakázat. Pokud bude zaměstnavatel v obdobných případech postupovat stejně, nebude se jednat o nerovné zacházení či diskriminaci. Bylo by nicméně vhodné, aby toto do budoucna výslovně řešila právní úprava.

Pokud jde o četnost jak školení BOZP, tak prověrek vzdáleného pracoviště, lze doporučit analogicky vycházet z § 108 odst. 5 ZPr a tyto prověrky organizovat nejméně jednou ročně.²⁴

Rovněž lze doporučit, aby přílohou dohody o práci na dálku byly zásady bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Variantně je možné, aby tyto zásady byly přílohou vnitřního předpisu upravujícího společné aspekty práce na dálku s tím, že zaměstnanec se v dohodě o práci na dálku zaváže řídit vnitřním předpisem. Tyto zásady byly v obecné rovině již zpracovány několika odbornými institucemi – odkázat lze např. na dokument „Metodika řízení práce prováděné formou home office“,²⁵ jehož součástí je též „Kontrolní list pro hodnocení domácího pracoviště“.²⁶

Nad rámec výše uvedeného lze k oblasti BOZP ještě dodat, že zaměstnavatel musí zajistit, aby bylo vzdálené pracoviště vybaveno lékárničkou pro poskytnutí předlékařské první pomoci. Tato povinnost vyplývá z ustanovení § 103 odst. 1 písm. j) ZPr. Pokud tedy zaměstnanec na výše uvedeném pracovišti vybavenou lékárničku nemá, musí mu ji zaměstnavatel pořídit na své náklady. Vybavení lékárničky musí odpovídat vykonávané práci – jiné bude u administrativních činností (kde mnohdy může postačovat autolékárnička), jiné u práce v truhlářské dílně. Neexistuje tedy univerzální vybavení lékárničky použitelné pro všechny případy práce na dálku.²⁷ Zaměstnavatel musí zaměstnanci rovněž poskytnout informace o způsobu přivolání záchranné služby.

V oblasti požární ochrany má význam povinnost zaměstnavatele vybavit vzdálené pracoviště, resp. pracoviště, kde je práce na dálku vykonávána, hasicím přístrojem, pokud nemá zaměstnanec hasicí přístroj již na daném pracovišti nebo není k dispozici ve společných prostorách domu, z nějž je práce na dálku konána. Protože se na vzdáleném pracovišti zpravidla nezdržuje více než jeden zaměstnanec jednoho zaměstnavatele, není naopak bez dalšího povinností ustanovit při práci na dálku preventivní požární hlídku.

Ze všech výše uvedených povinností pak rovněž vyplývá, že povolení výkonu práce z libovolného místa, typicky z různých internetových kaváren (viz část druhá tohoto stanoviska), je pro zaměstnavatele riskantní, protože na těchto místech je pojmově vyloučeno, aby zaměstnavatel řádně plnil povinnosti na úseku BOZP. Zaměstnavatel i zde nese plnou odpovědnost jak za přestupky na úseku bezpečnosti práce, tak za případné pracovní úrazy. Byť tento požadavek z právní úpravy výslovně nevyplývá, doporučujeme tedy, aby v dohodě o práci na dálku bylo sjednáno konkrétní pracoviště nebo více pracovišť, z nějž (z nichž) bude práce na dálku konána, nebo alespoň způsob jeho určení, tj. např. to, že zaměstnanec oznámí adresu vzdáleného pracoviště pomocí interního HR systému zaměstnavatele. Zaměstnavatel by si ale vždy měl v dohodě o práci na dálku vymínit možnost nepovolit výkon práce na dálku z konkrétního místa (vzdáleného pracoviště), dokud nebude dostatečně ověřeno, že je zde zajištěna BOZP výše uvedeným způsobem. Případně zaměstnavatel může zakázat další výkon práce na dálku a vyžadovat výkon práce na pracovišti zaměstnavatele, jestliže sjednané či oznámené vzdálené pracoviště podmínkám BOZP nevyhovuje či přestane vyhovovat.

Výše uvedené povinnosti jsou obtížně splnitelné, praxe se proto uchyluje k flexibilnějšímu přístupu, který zohledňuje specifika vzdáleného pracoviště a omezené možnosti zajištění BOZP ze strany zaměstnavatele. Využívá se např. čestné prohlášení, kterým zaměstnanec potvrdí, že toto pracoviště splňuje všechny požadavky BOZP, namísto vizuální kontroly vzdáleného pracoviště. Praxe rovněž často rezignuje na řešení jiných aspektů BOZP ve vztahu ke vzdálenému pracovišti (např. zajištění lékárniček či hasicích přístrojů). Takový přístup je ale z hlediska odpovědnosti zaměstnavatele za případné úrazy či za přestupky na úseku bezpečnosti práce pravděpodobně nedostatečný a neprověřený rozhodovací a kontrolní praxí.⛘

4.2 Pracovní úrazy a nemoci z povolání

Rovněž v oblasti pracovních úrazů a nemocí z povolání neobsahuje zákoník práce ani zvláštní právní předpisy specifickou úpravu pro práci na dálku; použije se tudíž úprava obecná, platná pro všechny zaměstnance bez ohledu na to, zda pracují na pracovišti zaměstnavatele nebo mimo ně.

V oblasti pracovních úrazů to především znamená, že okolnosti úrazu, resp. parametry rozhodné pro povinnost zaměstnavatele nahradit zaměstnanci škodu a nemajetkovou újmu, prokazuje zaměstnanec. Je to tedy zaměstnanec, kdo by měl zaměstnavateli oznámit, že došlo k úrazu. Zaměstnavatel je na základě tohoto oznámení povinen úraz řádně prošetřit. Za tímto účelem bude muset vstoupit do obydlí zaměstnance. To je chráněno ústavními předpisy, takže pokud zaměstnanec nebude chtít, nemusí zaměstnavatele (nebo jím pověřené osoby) do obydlí vpustit. V takovém případě však znemožní řádné prošetření úrazu a tím i jeho odškodnění. V praxi se tato otázka mnohdy řeší přímo v dohodě o práci na dálku, jejíž součástí bývá též souhlas zaměstnance se vstupem zaměstnavatele do obydlí v nezbytném rozsahu. Takové ujednání lze samozřejmě doporučit; jeho dopady jsou však spíše psychologické, protože ústavně zaručené svobody obydlí se nelze paušálně uděleným souhlasem vzdát.

Zaměstnavatel by měl rovněž oznámit vznik úrazu pojišťovně, u níž je pojištěn pro případ své odpovědnosti za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání, a dále postupovat v součinnosti s pojišťovnou. Pokud zaměstnanec okolnosti úrazu dostatečně prokáže, pak by pojišťovna neměla plnění odepřít. Problém bude nicméně především v dokazování, kdy zaměstnanec zpravidla na rozdíl od úrazů utrpěných na pracovišti nebude disponovat dostatečným množstvím svědků. Úrazy při práci na dálku jsou navíc mnohdy takového charakteru, že k nim může dojít jak při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním, tak i při soukromých aktivitách (např. úraz v důsledku zasažení elektrickým proudem může stejně tak pocházet od pracovního notebooku, jako od pračky).

Pokud zaměstnanec okolnosti úrazu prokáže, může mít naopak zaměstnavatel problematičtější pozici, chce-li se odpovědnosti zprostit dle ustanovení § 270 ZPr. Rovněž na straně zaměstnavatele totiž pravděpodobně nastane důkazní nouze, pokud jde o prokazování, že zaměstnanec svým zaviněním porušil právní, nebo ostatní předpisy anebo pokyny k zajištění BOZP, ačkoliv s nimi byl řádně seznámen a jejich znalost a dodržování byly soustavně vyžadovány a kontrolovány, nebo že k úrazu došlo v důsledku opilosti postiženého zaměstnance nebo v důsledku zneužití jiných návykových látek a zaměstnavatel nemohl škodě nebo nemajetkové újmě zabránit, popř. proto, že si zaměstnanec počínal tzv. lehkomyslně.

Vyloučeno není ani to, že pojišťovna sice pracovní úraz zaměstnance odškodní, ale bude vyplacenou náhradu škody požadovat na zaměstnavateli regresem.²⁸ Pro tyto účely se sluší znovu zdůraznit, že zaměstnavatel by u zaměstnanců pracujících na dálku neměl podceňovat oblast BOZP a měl by v rámci možností trvat na tom, aby byly pokyny a předpisy v této oblasti dodržovány a jejich dodržování soustavně vyžadováno a kontrolováno.

Stejně tak lze uvést, že není vyloučen ani vznik nemoci z povolání při práci na dálku, nicméně opět by muselo být prokázáno splnění podmínek, za nichž nemoc z povolání vzniká. Tyto podmínky přitom právní úprava popisuje nezávisle na tom, zda je práce konána na dálku. Proto i šetření, zda se jedná o nemoc z povolání, bude probíhat zásadně obdobně s tou modifikací, že bude muset být provedeno na vzdáleném pracovišti. V praxi lze proto očekávat obtížnější ověřování existence podmínek, za nichž vzniká nemoc z povolání.

Vzhledem k tomu, že práci na dálku je nutné vnímat jako pracovní podmínku, je třeba při využití tohoto institutu respektovat § 16 ZPr a princip rovného zacházení. Dle tohoto ustanovení má zaměstnavatel povinnost zajišťovat rovné zacházení se všemi zaměstnanci, pokud jde o jejich pracovní podmínky, odměňování za práci a o poskytování jiných peněžitých plnění a plnění peněžité hodnoty.

5.1 Umožnění práce na dálku

Pokud jde o umožnění práce na dálku, musí zaměstnavatel respektovat pravidla rovného zacházení se zaměstnanci. Předně je třeba zdůraznit, že pokud pracovní smlouva, kolektivní smlouva, jiná smlouva/dohoda či vnitřní předpis nestanoví jinak, není na práci na dálku nárok. Na tomto závěru nezměnila nic ani Novela, nicméně v souvislosti s transpozicí tzv. work-life balance směrnice²⁹ byl do zákoníku práce přidán nový § 241a ZPr, který stanoví, že zaměstnanci pečující o dítě mladší než 9 let, o osobu závislou na péči jiné osoby³⁰ nebo těhotné zaměstnankyně mohou zaměstnavatele písemně požádat o výkon práce na dálku. Zaměstnavatel sice není povinen žádosti vyhovět, nicméně je povinen případné nevyhovění žádosti písemně odůvodnit. Pokud zaměstnavatel práci na dálku umožňuje, je při respektování pravidel rovného zacházení zcela v jeho režii, který zaměstnanec je, např. s ohledem na druh práce, potřebnost na pracovišti, individuální pracovní výkonnost atd., oprávněn pracovat na dálku a jak často. Takové určení samozřejmě nesmí být šikanózní či dokonce diskriminační a zaměstnavatel by měl být připraven svoje rozhodnutí řádně odůvodnit.

Na druhou stranu, pokud to druh a styl práce umožňuje a zaměstnavatel s tím bude souhlasit, lze si představit dohodu, že zaměstnanci si budou „rotaci“ na pracovišti zaměstnavatele, a s tím spojenou otázku, kdo a kdy bude pracovat z domova, resp. z kanceláře (tj. z pracoviště zaměstnavatele), domlouvat sami a zaměstnavatele budou o své přítomnosti na pracovišti jen dopředu informovat.

Legitimní by rovněž bylo pravidlo, že zaměstnanci mohou využívat práci na dálku až po úspěšném uplynutí zkušební doby (jinými slovy lze např. vnitřním⛘předpisem stanovit či na základě zavedené praxe postupovat tak, že během zkušební doby nelze práci na dálku konat/využívat).

5.2 Benefity

Pokud zaměstnanec pracuje na dálku, měl by mít – stejně jako zaměstnanec pracující na pracovišti zaměstnavatele – možnost využívat benefity, které zaměstnavatel svým zaměstnancům poskytuje. Lze shrnout, že není sebemenší důvod nepřiznávat nebo omezovat poskytování benefitů zaměstnancům pracujícím na dálku nebo pracujícím částečně na dálku, pokud zaměstnanec zároveň splní podmínky, které zaměstnavatel pro vznik nároku na benefit stanovil.

Na druhou stranu ale není vyloučeno, že některé benefity budou úzce spojeny s konkrétním druhem práce, pracovními podmínkami nebo s odvětvím a zaměstnanec pracující na dálku na ně tak logicky nedosáhne (např. příplatek za směnu od 5:00 hodin ráno). Proto je důležité v těchto případech postupovat citlivě a tyto benefity posuzovat každý individuálně a s ohledem na konkrétní situaci u zaměstnavatele. Pokud zaměstnavatel např. poskytuje příspěvek na dopravu do zaměstnání, lze stanovit, že zaměstnanci pracující na dálku na tento příspěvek nárok nemají (protože jim dodatečný náklad na dopravu do práce nevzniká).

Asi nejdiskutovanějším benefitem ve spojitosti s prací na dálku jsou stravenky/stravenkový paušál. Lze vycházet z toho, že zaměstnanec pracující na dálku má nárok na stravenky/stravenkový paušál za stejných podmínek jako ostatní zaměstnanci. Příspěvek na stravování zaměstnanci pracujícímu na dálku lze pak dle § 24 odst. 2 písm. j) bod 4 zákona č. 586/1992 Sb., zákon o daních z příjmu, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „DPříj“) uplatnit jako daňově uznatelný výdaj (náklad).

Pokud by zaměstnavatel např. ve vnitřním předpisu stanovil, že zaměstnanci pracující na dálku na stravenku/stravenkový paušál nárok nemají, dopustil by se pravděpodobně nerovného zacházení. S argumentací, že při práci na dálku zaměstnanci nevznikají takové náklady na stravování jako zaměstnancům „v centru města v kanceláři“ spíše souhlasit nelze. Poskytuje-li např. zaměstnavatel dotované stravování prostřednictvím firemní kantýny, měli by tedy z tohoto benefitu obdobným způsobem profitovat i zaměstnanci pracující na dálku, už např. tím, že budou mít možnost přijít a stravovat se ve firemní kantýně. Případně by jim mohl být tento benefit podobným způsobem kompenzován např. formou stravenky, nejedná se ale o právní povinnost zaměstnavatele.

Benefity využívané na pracovišti zaměstnavatele, jako je např. káva, čaj, studené nápoje, ovoce, jóga nebo kurzy cizího jazyka vyučované lektorem na pracovišti, jsou samozřejmě využívány primárně zaměstnanci, kteří vykonávají práci na pracovišti zaměstnavatele. V každém případě by měli mít i zaměstnanci pracující na dálku možnost se těchto benefitů (pokud o ně mají zájem) účastnit, resp. je na pracovišti zaměstnavatele využít. Obdobně by zaměstnanci pracující na dálku neměli být vyloučeni ze socializace s ostatními kolegy, teambuildingů či obdobných akcí.

Zaměstnanci vykonávajícímu práci na dálku se zpravidla zvýší náklady v souvislosti s užíváním vzdáleného pracoviště v době, kdy plní pracovní úkoly (oproti zaměstnanci, který vykonává práci na pracovišti zaměstnavatele). Uvažovat můžeme např. o zvýšených nákladech na spotřebu elektřiny, vody, tepla, telekomunikační služby včetně internetu, na úklid, ale také o nákladech na pořízení, resp. náhradách za opotřebení vybavení nezbytného k výkonu práce (tiskárna, skener, telekomunikační technika, pracovní stůl, židle a další). Rovněž při práci mimo domov z jiného vzdáleného pracoviště mohou zaměstnanci vznikat dodatečné náklady (např. poplatky za užití coworkingového centra nebo internetové kavárny).

Zásadní oblastí, kterou si dala Novela za cíl vyřešit, je právě poskytování náhrady nákladů spojených s výkonem práce na dálku. Nově tak ustanovení § 190a ZPr přineslo speciální právní úpravu pro tuto oblast.

Právní úprava tak nově obecně předpokládá následující tři alternativy: (i) zaměstnanci bude poskytována náhrada nákladů vzniklých v souvislosti s výkonem práce na dálku ve výši, kterou zaměstnanec zaměstnavateli prokáže; (ii) zaměstnanci bude poskytována náhrada nákladů vzniklých v souvislosti s výkonem práce na dálku v paušální výši dle ustanovení § 190a odst. 3 ZPr; (iii) zaměstnanci náhrada nákladů vzniklých v souvislosti s výkonem práce na dálku poskytována nebude, a to na základě předchozí písemné dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem.

Speciální režim se uplatní u zaměstnanců pracujících na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, zde totiž dle § 190a odst. 7 ZPr platí, že těmto zaměstnancům je možné poskytovat náhrady nákladů při výkonu práce na dálku pouze tehdy, jestliže s nimi zaměstnavatel toto právo sjednal.

Ať už bude docházet k poskytování náhrady skutečně vynaložených nákladů či poskytování paušální náhrady, v ani jednom případě se nebude jednat o zdanitelný příjem zaměstnance. Náhrada nákladů vynaložených zaměstnancem při výkonu práce pro zaměstnavatele z povahy věci nemůže být předmětem daně z příjmů, protože nevnáší do majetkové sféry zaměstnance navýšení jeho majetku³¹. To je pak reflektováno v § 6 odst. 7 písm. e) DPříj, dle kterého se za příjmy ze závislé činnosti nepovažují a předmětem daně nejsou povinná plnění zaměstnavatele na vytváření a dodržování pracovních podmínek pro výkon práce stanovená právním předpisem.

Prokázání skutečně vynaložených nákladů při práci na dálku je však v praxi problematické, neboť je třeba oddělit jak (i) náklady, které zaměstnanci vznikly při užívání domácího prostoru v pracovním versus soukromém čase, tak (ii) náklady, které byly vynaloženy nikoli v souvislosti s výkonem práce zaměstnancem, ale proto, že zaměstnanec sdílí stejný prostor s jinými členy domácnosti. Z tohoto důvodu tak po Novele zaměstnavatelé při výkonu práce na dálku volí nejčastěji zbývající dvě varianty, tj. poskytování paušální náhrady, nebo se se zaměstnanci dohodnou, že náhrada nákladů za práci na dálku poskytována nebude.⛘

6.1 Rozsah hrazených nákladů

Dalším ustanovením zákoníku práce, které upravuje právní rámec náhrady nákladů spojených s výkonem práce, je § 190. Zaměstnavatel může podle tohoto ustanovení sjednat nebo vnitřním předpisem stanovit či individuálně písemně určit podmínky, výši a způsob poskytnutí náhrad za opotřebení vlastního nářadí, zařízení nebo jiných předmětů potřebných k výkonu práce (dále jen „náhrada za opotřebení nářadí“).

V této souvislosti je tak nutné vyřešit, jaký je vzájemný vztah mezi novou právní úpravou týkající se náhrady nákladů spojených s výkonem práce na dálku a náhrady za opotřebení nářadí, pokud je ze strany zaměstnance při práci na dálku využíváno (typicky se bude jednat o opotřebení nábytku či jiného vybavení). S ohledem na výslovné znění ustanovení § 190a odst. 1 věty za středníkem ZPr, které uvádí, že definicí nákladů spojených s výkonem práce na dálku ustanovení § 190 ZPr není dotčeno, je nutné tyto náhrady od sebe striktně odlišovat. Pokud pak ustanovení § 190a odst. 6 ZPr stanovuje, že případná paušální náhrada nákladů spojených s prací na dálku zahrnuje veškeré náklady, které zaměstnanci při výkonu práce na dálku vznikly, nemůže tím být myšleno, že by daná paušální náhrada v sobě měla zahrnovat i náhradu za opotřebení nářadí. Tento závěr je podpořen i tím, že výše paušální náhrady je stanovována na základě údajů Českého statistického úřadu týkajících se průměrné spotřeby domácností, přičemž tyto statistické údaje s opotřebením nářadí nijak nepočítají. Pro podporu tohoto závěru nelze ani opomenout skutečnost, že systematika zákoníku práce náhradu za opotřebení nářadí a náhradu nákladů při výkonu práce na dálku odděluje do samostatných hlav.

S ohledem na výše uvedené lze však vycházet z toho, že poskytování náhrady za opotřebení nářadí není bez dalšího mandatorní povinností zaměstnavatele. Na základě podmiňovacího způsobu, kterým je ustanovení § 190 ZPr uvozeno, je nutné předmětné ustanovení vykládat tak, že zaměstnanci náhrada za opotřebení nářadí náleží pouze v případě, kdy je tak dohodnuto nebo zaměstnavatelem stanoveno nebo určeno. Dispozitivnost poskytování náhrady za opotřebení nářadí je tak záměrem zákonodárce a nelze tedy dovozovat (jak uvádí současná odborná literatura), že by zaměstnavatel byl povinen náhradu za opotřebení nářadí poskytovat automaticky na základě obecných zásad zákoníku práce. Je nutné zdůraznit, že k použití vlastního nářadí zaměstnance v souvislosti s výkonem práce může dojít jen s jeho souhlasem a tento zaměstnanec nemůže být k takovému použití vlastního nářadí jakkoliv nucen ze strany svého zaměstnavatele. Tím je zajištěna náležitá ochrana zaměstnance v souladu se základními zásadami zákoníku práce. Tento princip se pak plně uplatní i v případě výkonu práce na dálku a pokud např. zaměstnanec nedisponuje potřebným nářadím (např. kancelářským stolem a židlí) či není ochoten své nářadí pro výkon práce používat, bude se jednat o legitimní důvod pro to, aby zaměstnanec s výkonem práce na dálku nesouhlasil, resp. aby zaměstnavatel zaměstnanci výkon práce na dálku neumožnil. Důsledkem ustanovení § 190 ZPr tak není a priori povinnost zaměstnavatele náhradu za opotřebení nářadí poskytovat, ale spíše to, že pokud k jejímu poskytování na základě dohody či rozhodnutí zaměstnavatele dojde, je postaveno najisto, že se jedná o náhradu jako takovou a nebude tak představovat zdanitelný příjem zaměstnance z pohledu daňových předpisů. Dochází tak k provázání právní úpravy zákoníku práce s ustanovením § 6 odst. 7 písm. d) DPříj, které stanovuje, že náhrada za opotřebení nářadí se nepovažuje za zdanitelný příjem zaměstnance.

Z praktického hlediska pak lze doporučit, aby v rámci dohody o výkonu práce na dálku bylo mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem výslovně potvrzeno, že náhrada za opotřebení nářadí se v souvislosti s výkonem práce na dálku neposkytuje.

6.2 Výše paušální náhrady

Poskytování paušální částky náhrady nákladů nově zákoník práce umožňuje v případě, že tak bylo písemně sjednáno (se zaměstnancem nebo s odborovou organizací) nebo tak bylo stanoveno zaměstnavatelem ve vnitřním předpisu. Zaměstnanci potom přísluší paušální částka za každou započatou hodinu výkonu práce na dálku, a to ve výši stanovené vyhláškou MPSV³². V takovém případě nicméně zaměstnavatel potřebuje v evidenci pracovní doby nebo jiným průkazným způsobem zároveň evidovat dobu strávenou výkonem práce na dálku, aby bylo zřejmé, za jaké množství hodin zaměstnanci paušální částka v daném měsíci přísluší. Započaté hodiny práce na dálku se totiž sčítají, a to vždy v jednom kalendářním měsíci, neboť paušální částka je splatná měsíčně (§ 190a odst. 5 ZPr). Jinak se může zaměstnavatel dostat zejména při kontrole finančního úřadu do situace, v níž nebude schopen prokázat, že paušální částku poskytl zaměstnanci ve správné výši, což bude mít negativní vliv na její osvobození od daně z příjmů na straně zaměstnance.

Zákoník práce výslovně stanovuje, že je možné poskytovat vyšší paušální náhradu nákladů. Uvedené však neplatí pro zaměstnavatele odměňující zaměstnance platem (§ 109 odst. 3 ZPr). Částka nad rámec zákonné výše paušální náhrady nákladů pak představuje zdanitelný příjem zaměstnance z pohledu daňových předpisů [§ 6 odst. 7 písm. e) DPříj].

V této souvislosti se nabízí otázka, jestli je možné, aby zaměstnanci byla zaměstnavatelem poskytována paušální částka ve snížené výši. S odkazem na § 190a odst. 2 ZPr, který výslovně umožňuje písemnou dohodu mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, že zaměstnanci žádná náhrada nákladů v souvislosti s výkonem práce na dálku (či jejich části) nepřísluší, lze dovodit, že to možné je, a to právě na základě písemné dohody. Pokud k takovému ujednání dojde, i takto snížená paušální náhrada nebude považována za zdanitelný příjem zaměstnance. To vyplývá přímo z textu § 6 odst. 7 písm. e) DPříj, kde je výslovně uvedeno, že „je-li plnění poskytováno v podobě paušální částky na náhradu nákladů spojených s výkonem práce z jiného místa dohodnutého se zaměstnavatelem, než je pracoviště zaměstnavatele, nepovažuje se za příjem a není předmětem daně do výše paušální částky, kterou lze poskytnout zaměstnancům odměňovaným platem.“ Jiný závěr by byl nejen v rozporu s textem zákona, ale popíral by skutečnost, že i snížený paušál není z povahy věci příjmem zaměstnance, jelikož nevede k navýšení majetku zaměstnance, ale naopak kompenzuje jeho snížení (a to dokonce jen částečně).⛘

V praxi byla řešena rovněž otázka, zda lze právo na paušální úhradu nákladů omezit na určitý počet hodin, např. za týden nebo za měsíc. Uvedené řešení lze považovat za přípustné s tím, že zaměstnanci v takovém případě přísluší paušální úhrada nákladů výlučně za sjednaný počet hodin. Hodiny strávené výkonem práce na dálku nad tento rozsah budou kompenzovány náhradou prokázaných nákladů [§ 190a odst. 1 písm. a) ZPr], nebude-li ohledně nich sjednáno, že za ně žádná náhrada nákladů nepřísluší (§ 190a odst. 2 ZPr).³³

Ani v oblasti cestovních náhrad nedisponuje právní úprava žádnými odchylkami pro práci na dálku. V praxi tak bude především relevantní, zda je vzdálené pracoviště (typicky bydliště) zaměstnance v obci místa výkonu práce. Pokud ano a pokud je místo výkonu práce sjednáno jako obec nebo šířeji, pak místo výkonu práce zahrnuje jak pracoviště zaměstnavatele, tak vzdálené pracoviště, a právo na cestovní náhrady v souvislosti s prací na dálku je tudíž vyloučeno.

Pokud je vzdálené pracoviště zaměstnance sjednáno mimo pravidelné pracoviště zaměstnance pro účely cestovních náhrad (§ 34a ZPr, dále jen „pravidelné pracoviště“), i pak lze argumentovat, že právo na cestovní náhrady obecně nevzniká, protože nejde o žádný z případů, při němž přísluší dle ustanovení § 152 ZPr cestovní náhrady. Smyslem a účelem poskytování cestovních náhrad je totiž kompenzace zvýšených výdajů na straně zaměstnance spojených s výkonem práce mimo běžné místo výkonu práce či pravidelné pracoviště. Pokud zaměstnanec pracuje na dálku, takové zvýšené výdaje (např. jízdní nebo na ubytování) mu nevznikají.

Pro vyloučení pochybností lze doporučit následující postup: pokud je předem dáno, které dny bude práce konána na dálku a které dny z pracoviště zaměstnavatele, pak by mělo být rovněž pravidelné pracoviště sjednáno tak, aby kopírovalo toto rozvržení. Pokud není jasně dáno, kdy bude zaměstnanec pracovat na dálku a kdy z pracoviště zaměstnavatele, lze doporučit, aby pravidelným pracovištěm byla obec, v níž je umístěno pracoviště zaměstnavatele (zpravidla tedy jeho sídlo nebo pobočka)³⁴. V takovém případě totiž práce na pracovišti zaměstnavatele není spojena s právem na cestovní náhrady a při práci na dálku, jak bylo výše uvedeno, nevznikají zvýšené výdaje, které by bylo třeba kompenzovat poskytováním cestovních náhrad.

Cestovní náhrady budou tedy při práci na dálku příslušet zásadně až tehdy, kdy zaměstnanec opustí jak pravidelné pracoviště, tak vzdálené pracoviště. Pokud bude tedy zaměstnanec kupř. vyslán na pracovní cestu, bude mít samozřejmě právo na cestovní náhrady shodně se zaměstnanci pracujícími na pracovišti zaměstnavatele.

Je však třeba upozornit, že pokud by byl zaměstnanec nečekaně, mimořádně či opakovaně povolán na pracoviště zaměstnavatele, ač měl v daném dni pracovat na dálku, může mu vzniknout analogicky právo na cestovní náhrady podle ustanovení § 152 písm. c) ZPr, tedy jako při mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště. Jakkoli totiž v takovém případě zaměstnanec nekoná práci mimo rozvrh směn, jeho nečekané nebo opakované povolávání na pracoviště může být spojeno se zvýšenými výdaji (např. jízdními), které je nutno kompenzovat buď cestovními náhradami, nebo náhradou nákladů vzniklých při práci na dálku (viz část šestá tohoto stanoviska) s tím, že vzhledem k jejich mimořádnosti bude nutno dovodit, že nemohou být kryty ujednáním stran o tom, že náhrada nákladů spojených s výkonem práce na dálku zaměstnanci nepřísluší, ani tím, že zaměstnavatel hradí zaměstnancům paušální náhradu nákladů při práci na dálku.

Rovněž v oblasti cestovních náhrad se tak jeví nezbytným legislativní řešení spočívající v určení, v jakých případech má zaměstnanec pracující na dálku právo na cestovní náhrady. Kromě výše uvedených případů je totiž v praxi rovněž mimo jiné sporné (a zákonem neřešené), zda má zaměstnanec pracující na dálku ze zahraničí právo na cestovní náhrady při výkonu práce v zahraničí (§ 172 ZPr). Protože práce na dálku ze zahraničí je spojena též s dalšími otázkami (viz část druhá tohoto stanoviska), zaměstnavatelé by práci na dálku ze zahraničí raději neměli povolovat. Zaměstnanci, který bude pracovat ze zahraničí v rozporu s tímto zákazem, pak právo na cestovní náhrady jednoduše nevznikne.

Další oblastí, která pro zaměstnavatele při práci na dálku přináší řadu úskalí, je kontrola zaměstnanců. Na úvod je třeba zmínit, že skutečnost, že zaměstnanec nepracuje na pracovišti zaměstnavatele, nedává zaměstnavateli právo narušovat soukromí zaměstnance různými formami elektronického sledování, či přímo špehování.

8.1 Co a jak lze kontrolovat

Pro zaměstnance pracující na dálku platí stejná pravidla ochrany soukromí plynoucí z Listiny základních práv a svobod, zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ObčZ“) a zákoníku práce jako pro zaměstnance vykonávající práci na pracovišti zaměstnavatele. Monitorovat tedy zaměstnavatel může pouze pracovní výkonnost zaměstnance a dodržování povinností zaměstnance vyplývajících z právních předpisů, vnitřních předpisů zaměstnavatele, smluv se zaměstnanci či pokynů vedoucích zaměstnanců.

Určité odchylky v monitorování zaměstnanců pracujících na dálku oproti zaměstnancům na pracovišti zaměstnavatele nicméně lze považovat za přípustné, neboť vyplývají přímo z povahy práce na dálku, kdy není možný přímý dohled vedoucích zaměstnanců, ale je třeba zajistit kontrolu na dálku. Vždy však musí být splněna zásada přiměřenosti a zvolena taková forma monitorování zaměstnanců, která zásahy do jejich soukromí co nejvíce minimalizuje.

Výchozí nástroj kontroly zaměstnanců vyplývá z ustanovení § 300 ZPr – zaměstnavatel určuje množství požadované práce a pracovní tempo, a to po projednání s odborovou organizací, pokud u zaměstnavatele působí (nejsou-li tyto požadavky sjednány v kolektivní⛘smlouvě). Je povinen při tom přihlédnout k možnostem zaměstnance, požadavkům BOZP a času na přirozené potřeby, jídlo a oddech. Zaměstnavatel je tedy povinen předem stanovit přiměřené množství práce, kterou má zaměstnanec pracující na dálku ve své pracovní době odvést.

Na toto ustanovení navazuje § 302 ZPr upravující povinnost vedoucích zaměstnanců řídit a kontrolovat práci podřízených zaměstnanců a hodnotit jejich pracovní výkonnost a pracovní výsledky a co nejlépe organizovat práci. Vedoucí zaměstnanec tedy stanoví zaměstnanci pracujícímu na dálku, jakou práci má vykonat a v jakých termínech, a následně je oprávněn kontrolovat, zda tuto práci zaměstnanec včas dokončí.

Rovněž jsou vedoucí zaměstnanci oprávněni kontrolovat, zda zaměstnanci využívají v souladu s ustanovením § 301 písm. b) ZPr pracovní dobu a výrobní prostředky k vykonávání svěřených prací. Pokud pracuje zaměstnanec na pracovišti zaměstnavatele, tato kontrola se odehrává převážně v osobní formě. U zaměstnanců pracujících na dálku se nabízí využívání různých elektronických nástrojů. Je však třeba rozlišovat, o jaký režim práce na dálku se jedná. V případě zaměstnanců vykonávajících práci na dálku v režimu § 317 odst. 4 ZPr se oprávnění zaměstnavatele k monitorování zaměstnanců zužuje v zásadě jen na kontrolu, zda zaměstnanci včas a řádně vykonávají/odevzdávají zadanou práci. U zaměstnanců v režimu řízené práce na dálku lze navíc dovodit oprávnění vedoucích zaměstnanců kontrolovat, zda je zaměstnanec v rozvržené pracovní době dostupný/aktivní na elektronické platformě určené zaměstnavatelem, tedy zda tzv. „svítí zeleně“. U zaměstnanců pracujících v hybridním režimu pak zaměstnavatel může on-line přítomnost zaměstnance kontrolovat pouze v době, kdy má zaměstnanec pevně rozvrženou část pracovní doby.

Dalším, v případě práce na dálku velice vhodným, nástrojem sledování pracovní výkonnosti zaměstnanců vykonávajících kancelářskou práci je zaměstnancem vytvářený přehled o pracovní činnosti. Tento nástroj nemá prakticky potenciál zasáhnout do soukromí zaměstnance a vedoucím zaměstnancům dává jasný přehled o tom, jakým činnostem se jejich podřízení věnují. Zaměstnavatel je oprávněn uložit zaměstnancům povinnost psát na denní bázi, jakým pracovním činnostem se a v jakém rozsahu věnovali, a to v zaměstnavatelem stanovené formě – nejvhodněji tedy v přehledném elektronickém nástroji, včetně řádné aktualizace pracovního kalendáře zaměstnance a jeho sdílení. I zde je samozřejmě nutné zachovávat zásadu rovného zacházení se zaměstnanci a nezneužívat tento nástroj jako formu šikany vůči (některým) zaměstnancům. Lze však považovat za oprávněné i individuální zavedení tohoto nástroje v případě, kdy má zaměstnavatel u konkrétního zaměstnance pracujícího na dálku důvodné podezření, že nevyužívá pracovní dobu k vykonávání svěřených prací.

8.2 Monitorování zaměstnanců podle § 316 ZPr

Konkrétní limity pro monitorování zaměstnanců ve vztahu k ochraně jejich soukromí upravuje zejména ustanovení § 316 ZPr, které se uplatní i pro zaměstnance pracující na dálku. Z ustanovení § 316 odst. 1 ZPr plyne právo zaměstnavatele přiměřeným způsobem kontrolovat, zda zaměstnanec neporušuje zákaz užívat pro svou osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele včetně výpočetní techniky a telekomunikačních zařízení bez souhlasu zaměstnavatele. Pokud tedy zaměstnavatel zaměstnancům soukromé užívání PC či telefonů nepovolí, může sledovat dodržování tohoto zákazu, a to i elektronickými prostředky.

Podmínka přiměřenosti kontroly je českými soudy vykládána poměrně benevolentně a akceptuje při posuzování porušování povinností zaměstnance např. elektronickou kontrolu, zda zaměstnanec sleduje internetové stránky, které nesouvisí s výkonem práce, a v jakém rozsahu tak činí,³⁵ a to především kontrolu v případě, kdy vznikne podezření, že zaměstnanec porušuje své povinnosti.³⁶ Kontrolou Úřadu pro ochranu osobních údajů by však takovýto způsob monitorování projít bez výtky či pokuty nemusel. Monitorování v každém případě nesmí být zcela bezbřehé a mělo by se zaměřit skutečně pouze na kontrolu řádného užívání prostředků zaměstnavatele. Není přípustné tuto formu kontroly nadužívat pro sledování každého kliknutí zaměstnance na služebním počítači, snímání obrazovky, průběžného on-line sledování výkonu práce zaměstnance, nebo dokonce k nainstalování kamery snímající vzdálené pracoviště. Pokud by zaměstnavatel užití služebního počítače či telefonu k soukromým účelům zaměstnancům povolil, právo vykonávat tuto formu kontroly fakticky pozbývá.

Širší formu monitorování zaměstnanců, než je sledování prostřednictvím vedoucích zaměstnanců, zda jsou zaměstnanci v pracovní době on-line, řádně a včas plní své pracovní povinnosti, a nezneužívají techniku zaměstnavatele bez povolení k soukromým účelům, zákoník práce (§ 316 odst. 2) umožňuje pouze v případech, kdy pro to má zaměstnavatel závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele. Bez tohoto závažného důvodu zaměstnavatel nesmí narušovat soukromí zaměstnance na pracovištích a ve společných prostorách zaměstnavatele tím, že podrobuje zaměstnance otevřenému nebo skrytému sledování, odposlechu a záznamu jeho telefonických hovorů či kontrole elektronické pošty. Zákoník práce zde sice hovoří pouze o pracovištích a společných prostorách zaměstnavatele, nicméně na vzdálené pracoviště se ochrana soukromí nepochybně vztáhne taktéž, přinejmenším na základě § 86 ObčZ.³⁷

Samotný výkon práce na dálku zřejmě nelze považovat za naplnění pojmu „zvláštní povaha činnosti zaměstnavatele,“ nicméně lze uvažovat o určitých širších formách kontroly pracovní výkonnosti při splnění požadavku přiměřenosti, jak je uvedeno výše. V tomto smyslu se vyjádřila i Pracovní skupina WP 249.³⁸ Dále platí, že zaměstnavatel je o případném monitorování povinen zaměstnance předem náležitě informovat v souladu s § 316 odst. 3 ZPr.⛘

8.3 On-line jednání

Stejně jako je zaměstnavatel/vedoucí zaměstnanec oprávněn uložit zaměstnanci účast na fyzickém jednání, může zaměstnanci uložit povinnost účastnit se jednání on-line, a to interního i externího, pokud takové jednání lze podřadit pod druh práce vykonávaný zaměstnancem. Neúčast zaměstnance na povinném jednání pak lze posoudit jako porušení povinností zaměstnance s příslušnými disciplinárními důsledky v závislosti na intenzitě tohoto porušení.

V odůvodněných případech lze uložit zaměstnanci i povinnost strpět pořízení audiozáznamu z on-line pracovního jednání ze strany zaměstnavatele, a to i bez svolení zaměstnance, pokud je takový záznam pořizován k ochraně jiných práv nebo právem chráněných zájmů zaměstnavatele či jiných osob ve smyslu § 88 odst. 1 ObčZ. Může se jednat například o důležitá klientská jednání (pokud je dán i souhlas klienta s nahráváním), případy, kdy je zde předchozí špatná zkušenost s chováním konkrétního zaměstnance nebo potřeba pořízení náhrady detailního zápisu z jednání nebo porady pro nepřítomné zaměstnance. Zaměstnance je však nutno o nahrávání vždy předem informovat a neprovádět jej utajeně.

Potřeba pořizování zvukových záznamů by měla být zaměstnavatelem vždy pečlivě vyhodnocena nejen z hlediska ochrany soukromí zaměstnanců, která je na místě i při pracovních jednáních,³⁹ ale také s ohledem na oblast ochrany osobních údajů. Nahrávky totiž budou obsahovat osobní údaje zaměstnanců, a pro jejich pořízení zaměstnavatel proto potřebuje zákonný důvod vyplývající z GDPR⁴⁰ – může se jednat o oprávněný zájem zaměstnavatele, který však nesmí převážit nad zájmy nebo základními právy a svobodami subjektu údajů (zaměstnanců/klientů). Zároveň je potřeba s nahrávkami odpovídajícím způsobem nakládat, omezit přístup k nim pouze na oprávněné osoby, nezveřejňovat je bez souhlasu všech zúčastněných, nastavit vhodnou dobu pro jejich uložení a po jejím uplynutí je smazat atd.

Další otázka, která vyvstává v souvislosti s on-line jednáními, je možnost požadovat po zaměstnancích, aby si zapnuli kameru. Ani zde není odpověď zcela jednoznačná. Pokud však zaměstnavatel tento požadavek řádně zdůvodní, např. usnadněním průběhu týmové porady, zajištěním kontaktu mezi zaměstnanci, lepší komunikací s klientem či kontrolou, zda zaměstnanec pracuje z dohodnutého pracoviště, bude možné tento požadavek považovat za oprávněný. Až na určité výjimky (jako je např. přednášková činnost, která má sloužit i následně) ovšem není ospravedlnitelné pořizování videozáznamů z jednání.

8.4 Shrnutí k monitorování zaměstnanců

Právo na soukromí je ústavně zaručeným právem a zaměstnavatel není oprávněn do něj zasahovat nad míru povolenou právními předpisy. O nepovolený zásah do soukromí by se jednalo i tehdy, pokud by zaměstnanec s extenzivním sledováním vyslovil souhlas, jelikož práva na soukromí se zaměstnanec nemůže platně vzdát. Naopak oprávnění zaměstnavatele kontrolovat přiměřeným způsobem, zda zaměstnanec nezneužívá počítač či telefon zaměstnavatele pro soukromé účely, vyplývá přímo ze zákoníku práce a není tedy třeba, aby si jej zaměstnavatel se zaměstnancem sjednával smluvně či upravoval ve vnitřním předpisu.

Zaměstnavatel je oprávněn určovat množství práce a pracovní tempo zaměstnanců. Vedoucí zaměstnanci jsou oprávněni kontrolovat, zda zaměstnanci využívají pracovní dobu k výkonu svěřených prací. Při zaměstnavatelem řízené práci na dálku a v tzv. hybridním režimu mohou vedoucí zaměstnanci rovněž kontrolovat, zda je zaměstnanec v rozvržené pracovní době přítomen on-line na zaměstnavatelem stanovené platformě.

V dohodě o práci na dálku nebo ve vnitřním předpisu je vhodné – nad rámec součinnosti zaměstnance s vedením evidence pracovní doby – rozvést povinnost zaměstnanců vést přehled o vykonávaných pracovních činnostech a způsob a míru detailu vedení tohoto přehledu. U zaměstnanců v režimu řízené práce na dálku nebo v hybridním režimu lze pak rovněž stanovit, jakým způsobem má být zaměstnanec dostupný – na telefonu, on-line na MS Teams či obdobné elektronické platformě atp. Je však třeba počítat s tím, že i při práci z domova má zaměstnanec právo na přestávky v práci a přirozené potřeby a při případném postihu zaměstnance za porušení povinnosti „být on-line“ postupovat s rozvahou.

9.1 Doručování písemností zaměstnanci pracujícímu na dálku

Dle Novely, která se významným způsobem dotkla § 334 a násl. ZPr, resp. doručování, platí, že vymezené písemnosti zaměstnavatel doručuje zaměstnanci předáním do vlastních rukou na pracovišti zaměstnavatele, předáním kdekoliv bude zaměstnanec zastižen, prostřednictvím datové schránky anebo prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací. Zaměstnavatel smí doručit písemnost taktéž prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, ale pouze pokud není možné doručit ji předáním na pracovišti zaměstnavatele. Právní úprava doručování písemností nemá žádné zvláštní ustanovení pro situaci, kdy zaměstnanec pracuje na dálku, i nadále však platí, že nejbezpečnějším způsobem doručování vymezených písemností je jejich předání na pracovišti zaměstnavatele nebo na jakémkoli místě, kde bude zaměstnanec zastižen.

Při doručování písemností dle § 334 a násl. ZPr tak přichází v úvahu několik variant dle toho, jaký je rozsah sjednané práce na dálku, jak zaměstnanec reaguje na snahu doručit mu písemnost a případně zda udělil zaměstnavateli souhlas s doručováním prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací.

Pokud zaměstnanec výhradně pracuje na dálku, pak předání písemnosti takovému zaměstnanci na pracovišti zaměstnavatele bude přicházet do úvahy jen ve výjimečných případech (např. zaměstnanec vyhověl výzvě zaměstnavatele, aby se dostavil na pracoviště zaměstnavatele). Bude tedy na místě použít některý z dalších způsobů doručování dle § 334a odst. 1 ZPr, tedy předáním kdekoliv bude zaměstnanec zastižen (např. v místě⛘jeho vzdáleného pracoviště), prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací nebo prostřednictvím datové schránky. Zaměstnavatel může rovněž bez dalšího přistoupit i k doručování prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, neboť takový zaměstnanec na pracovišti zaměstnavatele obvykle nepracuje, a zásadně ani nemá povinnost se tam dostavit pouze za účelem převzetí písemnosti od zaměstnavatele. Z § 334a odst. 1 ZPr tak nelze dovodit obecnou povinnost zaměstnavatele, aby se vždy pokusil takovému zaměstnanci předat písemnost na pracovišti zaměstnavatele před tím, než ji odešle poštou. Zaměstnavatel ale musí zvolit takovou formu poštovní služby, která vyhoví požadavkům § 336 ZPr. Za tímto účelem je vhodné využít speciální obálky s červeným pruhem, dodávané soukromými firmami, které splňují požadavek § 336 odst. 3 ZPr ohledně poučení zaměstnance o následcích nepřevzetí písemnosti.

Pokud je dohoda o výkonu práce na dálku taková, že zaměstnanec některé dny vykonává práci na pracovišti zaměstnavatele, pak je možné doručit takovému zaměstnanci písemnost na pracovišti v době, kdy na pracovišti zaměstnavatele vykonává práci. Doručovat zaměstnanci v této situaci písemnost prostřednictvím provozovatele poštovních služeb na adresu sdělenou zaměstnancem pro doručování (ve smyslu § 336 odst. 1 ZPr), aniž by se před tím zaměstnavatel pokusil o doručení písemnosti na pracovišti zaměstnavatele, by bylo v rozporu s § 334a odst. 1 ZPr.

Při volbě doručení předáním kdekoliv bude zaměstnanec zastižen, tedy např. v jeho bydlišti, je reálné riziko, že zaměstnanec neposkytne při doručování součinnost. Podle konkrétních okolností může jít o odmítnutí písemnosti se všemi důsledky z toho plynoucími (tedy písemnost se má za doručenou dle § 334a odst. 2 ZPr), nebo se písemnost tímto způsobem nepodaří doručit a zaměstnavatel se musí pokusit doručit ji jinak. O odmítnutí písemnosti půjde např. tam, kde zaměstnanec doručení písemnosti znemožní tím, že otevře dveře, zjistí, že mu zaměstnavatel hodlá doručit zásilku a následně dveře bez převzetí zásilky zavře a na další kontakt nereaguje. Pokud však není patrné, zda je zaměstnanec přítomen na vzdáleném pracovišti (ačkoli se zde má v rámci pracovní doby vyskytovat), pak toto nelze považovat za odmítnutí písemnosti či za znemožnění doručení s následky převzetí písemnosti; lze uvažovat pouze o disciplinárním potrestání zaměstnance za porušení povinnosti zdržovat se na sjednaném místě v rámci pracovní doby.

V případě zaměstnance pracujícího (výhradně) na dálku se tak jeví jako praktické doručovat písemnosti prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací či prostřednictvím datové schránky. Doručování písemností prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je však podmíněno tím, že zaměstnanec udělí zaměstnavateli souhlas k takovému způsobu doručování, a to v samostatném písemném prohlášení, ve kterém současně uvede adresu pro doručování, která není v dispozici zaměstnavatele. Je však třeba upozornit, že prokázání takového doručení může být pro zaměstnavatele problematické. Doručování prostřednictvím datové schránky je řešením jen v případě, že zaměstnanec disponuje datovou schránkou fyzické osoby, kterou si navíc neznepřístupnil pro dodávání dokumentů od fyzických nebo právnických osob.⁴¹

9.2 Ochrana důvěrných informací při práci na dálku a zajištění kyberbezpečnosti

Další oblastí, kterou je třeba při práci na dálku upravit, je ochrana důvěrných informací a osobních údajů, ke kterým má zaměstnanec při výkonu práce přístup a ochrana informačního a komunikačního systému zaměstnavatele.⁴² Tato úprava může být obsažena jak v dohodě o výkonu práce na dálku, tak ve vnitřním předpisu zaměstnavatele. Z pohledu zaměstnavatele je flexibilnější stanovit pravidla ve vnitřním předpisu, který se zaměstnanec zaváže dodržovat. Jedním z takových pravidel může být požadavek, aby zaměstnanec vykonával práci v prostředí, ve kterém se nepohybují třetí osoby (typicky rodinní příslušníci daného zaměstnance) a aby i v případě výkonu práce na dálku měl povinnost dodržovat pravidla týkající se kyberbezpečnosti. Pak je ovšem nutné, aby si obě strany nejprve ujasnily, zda je výkon práce na dálku vůbec možný s ohledem na konkrétní podmínky vzdáleného pracoviště a zaměstnavatelem stanovená pravidla ochrany důvěrných informací a kyberbezpečnosti.

Pokud zaměstnavatel umožňuje výkon práce i z veřejnosti přístupných míst (např. z kavárny nebo co-workingových center), měl by si být vědom ztížené možnosti zaměstnance zajistit při výkonu práce na dálku důvěrnost informací. I z tohoto důvodu by měl zaměstnavatel umožnit práci na dálku pouze z takového předem sjednaného místa a za takových podmínek, které jsou způsobilé riziko úniku informací nebo kybernetického útoku minimalizovat.

9.3 Agenturní zaměstnanci a práce na dálku

Zaměstnavatel využívající práci agenturních zaměstnanců (uživatel) je podle § 309 odst. 5 ZPr povinen zajistit, aby u něj agenturní zaměstnanci nepracovali za horších pracovních podmínek než jeho srovnatelní kmenoví zaměstnanci. Totožnou povinnost má i agentura práce. Pokud tedy zaměstnavatel některým kategoriím zaměstnanců umožňuje výkon práce na dálku, měl by za obdobných podmínek umožnit práci na dálku i agenturním zaměstnancům.

Uživatel však nemůže s agenturním zaměstnancem uzavřít dohodu o práci na dálku. To smí učinit pouze agentura práce jako jeho právní zaměstnavatel. Uživatel by tak měl agenturu práce smluvně zavázat, aby s určenými agenturními zaměstnanci na dobu jejich dočasného přidělení sjednala písemně, že za podmínek stanovených uživatelem mohou vykonávat práci na dálku. Agentura práce by pak měla dbát na to, aby případné náklady spojené s prací na dálku byla oprávněna přeúčtovat uživateli, případně by uživatel neměl při uzavírání smlouvy s agenturou práce opomenout upravit podmínky výkonu práce na dálku.⛘