Tato vyhláška upravuje provádění pokladních operací s penězi v hotovosti (dále jen "hotovost") v socialistických organizacích ¹ (dále jen "organizace"), jakož i jejich dokumentaci a evidenci.

Pokladní operace Státní banky československé (dále jen "banka") se řídí zvláštními pokyny předsedy banky.

přispívat k plynulému a rychlému oběhu hotovostí zajišťováním vhodné hodnotové skladby jak při jejich výběrech, tak i při jejich výplatách,

dodržovat termíny a místo výběrů hotovostí na výplatu mezd ² dohodnuté s bankou v návaznosti na určené termíny výplat mezd, ³

odvádět všechny hotovosti přesahující výši limitu pokladního zůstatku na svůj účet u peněžního ústavu,

uvádět na dokladech, na jejichž podkladě vybírají nebo odvádějí hotovosti, popř. poukazují částky peněz k výplatě v hotovosti, symboly podle předpisu o platebním styku⁴ a používat hotovostí pro účely, pro něž byly vybrány anebo z přijatých hotovostí zadrženy; jestliže jich bylo výjimečně použito na jiný než vyznačený účel, zpřesnit údaj o jejich účelovém použití při příštím výběru hotovostí,

vést analytickou evidenci o pokladních operacích,

zajišťovat provádění pokladních operací odděleně od účetní služby, pokud organizace, popř. její složka má alespoň dva placené pracovníky; tato povinnost neplatí pro prodejny, závody veřejného stravování a provozovny služeb,

zajišťovat bezpečnost hotovostí při manipulaci s nimi, jejich úschově a přesunech,

předkládat bance potřebné doklady, poskytovat jí požadované informace a umožnit prověrky na místě,

inventarizovat pokladní hotovost v pokladnách organizace, popř. jejích složek, ⁵

kontrolovat provádění a dokumentaci pokladních operací.

K provádění pokladních operací se v organizacích, popř. v jejich složkách zřizují zpravidla pokladny.

Pokladní operace provádí pracovník organizace, popř. jiná osoba (dále jen "pokladník"). Pokladník musí být k výkonu své funkce (trvalému i přechodnému) písemně pověřen vedoucím organizace a musí s ním být uzavřena dohoda o hmotné odpovědnosti ⁶ (příloha č. 2).

Předání a převzetí trvalého i přechodného výkonu funkce pokladníka a s tím spojená mimořádná inventarizace ⁷ pokladní hotovosti se může provést jen na příkaz vedoucího organizace.

Pokladník je povinen zejména

Pokud funkci pokladníka vykonávají osoby jako dobrovolní funkcionáři společenských organizací, nevztahuje se na ně ustanovení odstavce 2, věta druhá.

Pokladní doklady na jejichž podkladě se provádějí pokladní operace, musí mít tyto náležitosti:

Pokladní doklady se musí číslovat podle pořadí zápisů v pokladní knize průběžně buď v jedné řadě za sebou anebo zvlášť příjmové a zvlášť výdajové pokladní doklady v samostatných řadách.

Prodejny, provozovny, závody veřejného stravování, popř. jiné obdobné složky organizací mohou při prodeji zboží a poskytování služeb používat k potvrzování přijatých hotovostí zjednodušených pokladních dokladů, které musí obsahovat alespoň náležitosti podle odstavce 1 písm. b), d) a f), přičemž přijatá částka nemusí být uváděna slovy. Úprava vzorů těchto dokladů musí být schválena orgánem nadřízeným organizaci, který je povinen dbát na to, aby tyto doklady nenabyyly charakteru náhražek peněz.

Pokladní doklady musí být před příjmem nebo výplatou hotovostí podepsány oprávněnými pracovníky. Na příjmových pokladních dokladech není podpisů oprávněných pracovníků třeba, jde-li o příjem hotovostí, které je pokladník oprávněn přijímat v rámci výkonu své funkce nebo podle zvláštních pokynů vedoucího organizace. Jména a podpisy oprávněných pracovníků musí být předem písemně oznámeny pokladníkovi a příslušnému účetnímu pracovníkovi.

Pokud zvláštní předpisy ⁹ nestanoví jinak nebo nejde-li o pokladní operace při koupi valut nebo zlata organizacemi oprávněnými k provádění této činnosti, postupuje se při výplatě hotovostí takto:

Obsahují-li původní doklady (např. faktury, pokladní stvrzenky, cestovní účty apod.) všechny náležitosti pokladních dokladů nebo jsou-li jimi doplněny, lze provádět pokladní operace i na podkladě těchto původních dokladů.

S tiskopisy příjmových pokladních dokladů a dokladů je nahrazujících, které se v organizaci používají při pokladních operacích, je nutno nakládat jako s tiskopisy přísně zúčtovatelnými. Tiskopisy pokladních dokladů a dokladů je nahrazujících, které nelze k provedení a k dokumentaci pokladní operace použít (např. poškozené, chybně vyplněné), je nutno znehodnotit úhlopříčným přeškrtnutím a uložit společně s příslušnými pokladními doklady.

Pokladní kniha do níž se zapisují pokladní operace, musí být vázaná a musí se v ní před prvním zápisem vyznačit:

Každý zápis o pokladní operaci v pokladní knize musí obsahovat:

Zůstatek v pokladní knize vykazuje pokladník buď ke každému dni, v němž se uskutečnila alespoň jedna pokladní operace, anebo ve lhůtách určených písemně vedoucím organizace, nejméně však k poslednímu dni každého měsíce.

Prodejny, provozovny, závody veřejného stravování, popř. jiné obdobné složky organizací, jakož i organizace zálohované, místní národní výbory a jejich složky mohou místo pokladní knihy používat se souhlasem orgánu nadřízeného organizaci jiné písemnosti ji nahrazující (např. pokladní nebo peněžní deník).

Organizace a její složky smějí mít v každé pokladně po skončení pracovního dne nejvýše hotovost 500,- Kčs (limit pokladního zůstatku) ¹¹ , a to především v drobných penězích. Výši tohoto limitu je oprávněn písemně změnit s přihlédnutím k hospodářské potřebě hotovostí a k bezpečnosti jejich úschovy vedoucí organizace, pokud si změnu limitu nevyhradil orgán nadřízený organizaci.

Nad stanovený limit pokladního zůstatku si organizace mohou ve svých pokladnách ponechat hotovosti,

Pro odvádění hotovostí platí podmínky peněžního ústavu nebo pošty, popř. dohoda či smlouva uzavřená mezi peněžním ústavem nebo poštou a organizací.

Organizace a jejich složky, které vybírají příjmy pro státní rozpočet, jsou povinny odvést přijaté hotovosti na svůj příjmový účet u peněžního ústavu, jakmile přesáhnou částku 200,- Kčs; koncem každého čtvrtletí jsou však povinny odvést tyto hotovosti bez zřetele na výši částky.

V organizacích obchodu a služeb, jakož i v organizacích společenských, které buď přímo nebo prostřednictvím svých složek přijímají tržby v hotovosti, stanoví vedoucí organizace písemně podmínky, za jakých lze z nich hradit jmenovitě určené výdaje. Tyto organizace jsou povinny hlásit pobočkám banky do devátého dne každého měsíce za uplynulý měsíc částku hotovostí použitých z tržeb podle účelu s uvedením symbolu pokladního plánu, a to v členění podle okresů (obvodů).

Organizace vybírají hotovosti ze svého účtu u peněžního ústavu

Je-li místem výběru hotovostí na výplaty hromadné povahy pošta nebo jiný peněžní ústav než banka (její pobočka), oznamují organizace k zajištění včasné výplaty tomuto místu výši potřebných hotovostí a jejich skladbu zpravidla dva pracovní dny před uskutečněním jejich výběru. Organizace postupují obdobně i ve vztahu k bance, jestliže o to pobočka banky požádá.

Poukazují-li organizace svým místně odloučeným složkách hotovosti na výplaty hromadné povahy dříve než dva pracovní dny před dohodnutým dnem jejich výběru, jsou povinny uvést na dokladěch (převodních příkazech, poštovních poukázkách ¹⁴ apod.) s bankou dohodnutý den jejich výběru.

Neodpovídá-li skladba organizacemi požadovaných hotovostí potřebám peněžního oběhu, zejména s ohledem na potřebný podíl drobných peněz, jsou organizace povinny upravit tuto skladbu hotvostí podle pokynů vyplácejícího místa.

Výplaty hromadné povahy se provádějí na podkladě zúčtovacích a výplatních listin, které mohou být zároveň výdajovým pokladním dokladem.

Převzetí částek výplat hromadné povahy potvrzují oprávnění příjemci nebo osoby jimi k tomu písemně zmocněné svým podpisem na zúčtovací a výplatní listině. Podpis na tomto dokladu může být nahrazen podpisem na výplatním sáčku nebo na zvláštní stvrzence. Jestliže příjemce nemůže psát nebo číst, osvědčí se provedení výplaty úředním zápisem nebo svědeckým zápisem ¹⁵ na zúčtovací a výplatní listině, popř. na zvláštním listě, který se připojí k zúčtovací a výplatní listině. Byla-li částka příjemci zaslána prostřednictvím peněžního ústavu či pošty, je podpis nahrazen stvrzenkou peněžního ústavu či pošty. Tato stvrzenka se připojí k zúčtovací a výplatní listině. Organizace je povinna zajistit řádný oběh a úschovu výplatních sáčků, zvláštních stvrzenek, zmocnění, úředních nebo svědeckých zápisů apod.

Pokud všechny částky uvedené v zúčtovací a výplatní listině nejsou vyplaceny v jednom dni, vyhotoví se výdajový pokladní doklad vždy na úhrn částek skutečně vyplacených každého dne. Jeho datum, číslo a úhrnnou částku pokladník zapíše v soupisu vyplacených částek (rekapitulací) podle zúčtovací a výplatní listiny. Pokud částky uvedené v zúčtovací a výplatní listině nemohou být vyplaceny pracovníku v den výplaty proto, že se k ní nemohl dostavit z vážných důvodů, popř. jde-li o pracovníka, který pracuje na vzdáleném pracovišti, a pokud nemohou být vyplaceny ani osobě zmocněné k jejich převzetí, zašle je organizace, popř. její složka pracovníku v den stanovený pro jejich výplatu, popř. nejpozdějí v nejbližší následující pracovní den. ¹⁶ Po skončení výplat porovná pokladník soupis vyplacených částek (rekapitulaci) s celkovým součtem zúčtovací a výplatní listiny a potvrdí jeho správnost svým podpisem.

Vedoucí organizace může přípravou a prováděním výplat hromadné povahy písemně pověřit kromě pokladníka (pokladníků) též další pracovníky, s nimiž organizace současně uzavře dohodu o hmotné odpovědnosti. Přípravou a prováděním výplat hromadné povahy nesmějí být pověřováni pracovníci (osoby), kteří je vypočítávají nebo účtují. V těchto organizacích se úhrn částek uvedený v zúčtovací a výplatní listině ihned zapíše jako pokladní vydání. Nevyplacené částky i při tomto způsobu výplaty zašle organizace, popř. její složka způsobem uvedeným v předchozím odstavci. ¹⁶

Připadne-li den výplaty na den pracovního klidu, provede organizace výplatu v předcházejícím pracovním dni. ¹⁷

Důchody a jiné dávky sociálního zabezpečení vyplácejí pošty a národní výbory měsíčně v termínech dohodnutých mezi ústředím banky, ministerstvy práce a sociálních věcí ČSR a SSR a federálním ministerstvem spojů.

Připadne-li výplatní termín výplat uvedených v předchozím odstavci na sobotu, provede se výplata v předcházejícím pracovním dni; připadne-li na jiný den pracovního klidu, provede se v příštím pracovním dni.

V odůvodněných případech poskytují organizace svým pracovníkům nebo složkám na drobné a neodkladné výdaje v hotovosti ¹⁸ zálohy k vyúčtování

Pracovníci nebo složky organizací, jimž byly jednorázové nebo stálé zálohy poskytnuty, musí jejich vyúčtování doložit; koncem roku musí předložit vyúčtování tak, aby výdaje uskutečněné ze zálohy v uplynulém roce mohly být zahrnuty ještě do nákladů tohoto roku.

Pracovníci a složky organizací, jimž byly poskytnuty stálé zálohy k vyúčtování, vedou o nich zápisy na předepsaných tiskopisech

Nelze-li uskutečnit výdaj, na který byla jednorázová záloha poskytnuta, musí být záloha vrácena nejpozději příští pracovní den po zjištění této skutečnosti. Vydat pracovníkovi nebo složce pro týž účel další jednorázovou zálohu lze jen po vyúčtování předchozí zálohy. Dodatečné zvýšení jednorázové zálohy se za další zálohu nepovažuje.

Vedoucí organizace odpovídá za zajištění bezpečnosti při manipulaci s hotovostmi, jejich úschově a přesunech jak uvnitř organizace, popř. jejích složek, tak i mimo ni.

Hotovosti organizace, jakož i jejích složek musí být uschovány v bezpečných pokladních skříních, popř. v jiných náhradních zařízeních, která musí být uzamčena

V organizacích, popř. v jejich složkách, které nemohou z vážných důvodů zajistit úschovu hotovostí v pokladních skříních, určí vedoucí organizace, za jakých podmínek lze hotovosti ukládat do jiných náhradních zařízení (např. do přenosných příručních pokladen, uzamykatelných skříní nebo jiných bezpečných zařízení).

V případech určených vedoucím organizace mohou organizace, popř. jejich složky uschovávat, popř. přepravovat též hotovosti jiných organizací, popř. i občanů, jsou-li zvlášť evidovány, odděleně uloženy a příslušně označeny.

Klíč od pokladní skříně nebo jiného náhradního zařízení má pokladník. Má-li pokladní skříň více zámků, určí vedoucí organizace, kterým pracovníkům (osobám) budou svěřeny klíče od dalších zámků a jaké jsou jejich povinnosti. Záznamy o přidělování klíčů vede pracovník pověřený k tomuto vedoucím organizace.

Duplikáty klíčů od pokladní skříně nebo jiného náhradního zařízení uschovávají organizace, popř. jejich složky na bezpečném místě, určeném vedoucím organizace, v obálce zapečetěné pokladníkem (pokladníky), jemuž (jimž) byly svěřeny originály klíčů.

Za pokladní schodek se považuje zjištěný rozdíl mezi nižším stavem pokladní hotovosti a zůstatkem vykázaným v pokladní knize, popř. v písemnosti ji nahrazující.

Za pokladní přebytek se považuje zjištěný rozdíl mezi vyšším stavem pokladní hotovosti a zůstatkem vykázaným v pokladní knize, popř. v písemnosti ji nahrazující. Na zjištěný přebytek je organizace povinna vystavit příjmový pokladní doklad, který nemusí mít náležitosti pod § 4 odst. 1 písm. e) a h).

Vedoucí organizace je povinen určit počet a rozsah systematických a namátkových kontrol provádění a dokumentace pokladních operací včetně období, za která budou provedeny, a to vždy s přihlédnutím k četnosti pokladních operací a k zvláštním podmínkám organizace a jejích složek; termín provedení namátkových kontrol stanoví tak, aby nebyl kontrolovanému místu předem znám.

Při kontrole se přepočítá pokladní hotovost a zjištěný její stav se porovná s údaji v pokladní knize, popř. v písemnosti ji nahrazující; dále se ověří výběry a vklady podle výpisů z účtu organizace u peněžního ústavu a k nim přiložených dokladů, přezkoumá se přípustnost provedených pokladních operací, správnost náležitostí pokladních dokladů, správnost vedení pokladní knihy, popř. písemnosti ji nahrazující, zajištění bezpečnosti při manipulaci s hotovostmi, jejich úschově a přesunech, přezkoumají se příčiny vzniku pokladních rozdílů, jakož i dodržování ostatních ustanovení této vyhlášky.

O provedené kontrole a zjištěných nedostatcích se sepíše protokol, v němž se uvedou jména pracovníků, popř. osob za nedostatky odpovědných. Vedoucí organizace rozhodne o opatřeních k odstranění nedostatků, stanoví termíny, do kdy je třeba opatření provést, a určí pracovníky, popř. osoby odpovědné za splnění opatření.

Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. března 1973.

Organizace mohou podle výjimek a odchylek povolených podle dosavadních předpisů postupovat nejdéle do 31. prosince 1973.